Incorporation d’une ferme, partie deux : Après avoir constitué votre entreprise 

Dans notre précédent article Alerte Agricole, nous avons discuté de ce qu’il faut prendre en compte avant l’incorporation de votre entreprise agricole. Ici, nous décrivons ce que vous devrez prendre en compte après l’incorporation.

Dépôts gouvernementaux 

Peu de temps après que votre avocat dépose les articles de constitution, l’Agence du revenu du Canada (ARC) vous enverra une lettre avec votre nouveau numéro d’entreprise. Lorsque vous recevrez ceci, vous devez appeler l’ARC pour établir de nouveaux comptes de TPS/TVH et de paie pour votre entreprise qui seront utilisés pour vos déclarations régulières à l’avenir.

De plus, s’il y a des feuillets T4 à préparer pour l’ancienne société de personnes ou l’entreprise individuelle, ceux-ci doivent être déposés d’ici la fin du mois suivant l’incorporation – et non en février de l’année suivante, lorsqu’ils sont normalement dus.

Clients et fournisseurs

Après l’incorporation, vous devez ouvrir un nouveau compte bancaire d’entreprise au nom de la société pour l’utiliser pour les recettes et les dépenses de l’entreprise. 

Vous devriez également contacter tous vos clients et fournisseurs, y compris les créanciers et les fournisseurs d’assurance, pour vous assurer que les paiements et les factures sont désormais établis au nom de votre entreprise plutôt qu’à celui de votre ancienne entreprise individuelle ou de votre partenariat. Si les factures ne sont pas au nom de l’entreprise, l’ARC peut refuser les déductions et les crédits de taxe sur les intrants de la TPS ou inclure le revenu de l’entreprise comme revenu personnel.

Tous les comptes débiteurs et les comptes créditeurs finaux liés à l’ancien partenariat ou à la propriété doivent être payés et collectés par l’intermédiaire du compte bancaire du partenariat ou de la propriété – et non du compte bancaire de l’entreprise – afin d’éviter toute confusion sur l’entité à laquelle les fonds sont associés.

Certains clients, comme les offices de commercialisation de quotas, peuvent exiger que vous complétiez un processus administratif spécial avant qu’ils ne commencent à émettre des paiements à votre société.  

Tenue de dossiers 

De nouveaux livres de comptabilité doivent être établis pour votre entreprise. Votre conseiller Baker Tilly peut vous aider à mettre en place vos livres et à répondre aux questions de tenue de livres pour votre nouvelle entreprise, ainsi qu’à établir les soldes d’ouverture des comptes. Il peut également être nécessaire de conserver les anciens livres de comptabilité de la propriété ou du partenariat si des activités commerciales ou de location doivent être tenues séparées de l’entreprise.    

Dépenses d’entreprise payées personnellement 

Étant donné que la société est une entité juridique distincte, il est conseillé de ne pas payer les dépenses de l’entreprise avec des fonds personnels. Dans la mesure du possible, la société devrait payer toutes les dépenses liées à l’entreprise.

Étant donné la commodité et les systèmes de récompense offerts par la plupart des cartes de crédit personnelles, vous pourriez effectuer certains achats d’entreprise avec des fonds personnels. Vous voudrez peut-être également utiliser d’autres actifs personnels, tels qu’un véhicule personnel, pour des activités commerciales de l’entreprise.

Si ces situations se présentent, nous recommandons de préparer un rapport de dépenses et de le soumettre à l’entreprise pour un remboursement complet. Ce rapport de dépenses doit être conservé comme un dossier permanent avec les reçus appropriés joints.

Dépenses personnelles

Les entreprises agricoles non constituées en société (c’est-à-dire les partenariats et les entreprises individuelles) sont souvent habituées à payer des dépenses personnelles par l’intermédiaire de leur entreprise. Cela ne peut pas être fait dans une entreprise sans conséquences fiscales personnelles, car c’est une entité juridique distincte.

La pratique exemplaire est que l’entreprise ne paie pas pour les dépenses personnelles (comme les produits d’épicerie, le divertissement, les paiements hypothécaires ou les articles ménagers) des actionnaires ou des personnes liées aux actionnaires. Si votre société effectue de tels achats, séparez-les dans votre tenue de livres en tant que « prêt d’actionnaire » afin qu’ils soient faciles à identifier.

États financiers d’entreprise et déclarations de revenus 

La première déclaration de revenus des sociétés est due six mois après la première fin d’exercice. Par exemple, si vous choisissez une date de fin d’exercice au 30 juin, la première déclaration de revenus serait due avant le 31 décembre. 

S’il y a des impôts dus dans l’entreprise, ceux-ci devront normalement être payés trois mois après la fin de votre exercice financier pour éviter des frais d’intérêt (certaines grandes entreprises ont un délai de deux mois). 

Votre comptable vous fournira une liste détaillée des informations dont il a besoin pour compléter votre fin d’exercice avant votre fin d’exercice. Présenter ces renseignements à votre comptable au plus tard six semaines après la fin de votre exercice pour garantir un temps adéquat pour terminer le travail dans les délais.

Après la première clôture de l’exercice financier de l’entreprise, s’il y a des impôts dus, vous devez effectuer des versements mensuels d’impôts à l’ARC pour les impôts dus de l’exercice suivant, basés sur les impôts à payer de l’exercice précédent. 

Les déclarations de revenus personnelles doivent également être remplies et sont dues le 30 avril ou le 15 juin (s’il y a une déclaration d’entreprise ou d’entreprise agricole) de l’exercice suivant. Un temps additionnel peut être nécessaire pour préparer les déclarations de revenus personnelles dans l’année d’incorporation s’il reste encore quelques mois de revenus et de dépenses agricoles déclarables, de gains en capital et d’autres transactions associées au transfert à la société.

De plus, des états financiers, y compris un état des résultats et un bilan, doivent être préparés pour remplir la déclaration de revenus des sociétés. Il est possible que le partenariat ou la propriété précédente n’ait pas eu d’états financiers, car ils n’auraient pas été requis à des fins fiscales. Dans ce cas, votre comptable peut demander plus d’informations que ce à quoi vous êtes habitué, surtout au cours de la première année de préparation.

Conclusion

Cet article résume quelques éléments de planification majeurs à considérer après l’incorporation d’une entreprise agricole. Nous vous recommandons de travailler avec votre conseiller Baker Tilly durant ce processus pour garantir que la transition après l’incorporation soit aussi fluide que possible.