Liste de vérification pour entrepreneur : préparez maintenant une saison des impôts aisée

Si vous êtes un entrepreneur, vous avez un rêve – et de nombreuses priorités à gérer tout au long du parcours. Le temps de l’impôt n’est jamais prioritaire, mais toujours un sujet possible d’inquiétude.

Cependant, une lettre ou un appel téléphonique de demande de la part des autorités fiscales peuvent sérieusement vous dérouter vous obligeant à passer du temps à autre chose que vos activités. Ce pourrait être des impôts inattendus, de l’intérêt ou même des pénalités, accaparant les liquidités que vous espériez consacrer plutôt à bâtir votre entreprise.

Mon expérience acquise en aidant les entrepreneurs à réussir démontre que l’application de bonnes habitudes tout au long de l’année peut faire passer une période des impôts de source d’inquiétude à une simple activité habituelle. Voici quelques conseils au sujet de ce que vous devriez faire maintenant pour vous préparer à une saison des impôts aisée.

Établissez des traces documentaires de vos dépenses

Avoir une trace de toutes vos dépenses est un élément important, ainsi le total de toutes les factures justificatives égale le montant indiqué sur votre déclaration de revenus sous chacune des catégories de dépenses. Ceci ajoute de la crédibilité lors d’une situation d’audit effectué par l’Agence du revenu du Canada (ARC). Gardez les reçus en cas d’audit. Et – ne mélangez pas les reçus d’affaires et les reçus personnels.

De nombreux entrepreneurs négligent de maximiser leurs déductions pour frais d’automobile, particulièrement s’ils utilisent leur véhicule personnel pour les affaires. Gardez la trace de toutes les dépenses d’automobile par catégorie, de façon à ce que le comptable ou le commis aux écritures puisse répertorier le montant de dépenses approprié.

Remboursez-vous adéquatement pour les dépenses

Si vous payez de votre poche quelque chose comme des fournitures de bureau, assurez-vous de vous rembourser en utilisant un chèque d’entreprise. De cette manière, vous pourrez facilement inscrire cette dépense dans le système de comptabilité courant et réclamer la TPS/TVH que vous avez payée à titre de crédit de taxe sur les intrants. 

Une carte de crédit d’entreprise

Vous avez besoin d’une carte de crédit, distincte de toute autre carte que vous utilisez personnellement. Utilisez la carte de crédit de l’entreprise uniquement pour les dépenses d’entreprise – de cette manière, vous pouvez remettre les relevés mensuels à votre commis aux écritures, avec les relevés de votre compte bancaire d’entreprise. Cela signifie que s’il advenait que l’ARC appelle sans crier gare, vous auriez des enregistrements solides de vos dépenses, bâtissant ainsi votre crédibilité et permettant de répondre plus facilement aux questions de l’ARC.

Payez les impôts et les acomptes à temps

Utilisez des rappels de calendrier ou tout ce qui peut être nécessaire pour vous assurer que vos acomptes provisionnels et le solde d’impôt dû soient versés à temps. Vérifiez auprès de votre comptable pour voir quelles sont ces dates d’échéance, qui vont dépendre en partie sur le type d’entreprise que vous avez (par exemple, société par actions, entreprise individuelle ou société en nom collectif).

Gardez des enregistrements détaillés des dépenses en immobilisations

Assurez-vous que votre commis aux écritures obtienne des renseignements détaillés au sujet de vos dépenses d’éléments à inscrire à l’actif – généralement définies comme toute dépense où l’avantage se poursuit sur une longue période, comme un chariot élévateur ou un ordinateur. Gardez les factures pour ces dépenses. Et, consultez votre comptable pour déterminer le meilleur moment pour effectuer ces dépenses d’immobilisations – particulièrement celles que vous considérez être de grandes dépenses. 

Maximisez les déductions

Aidez votre comptable à tirer le maximum des déductions admissibles – par exemple, résumez la totalité de vos dépenses de bureau à domicile incluant les taxes foncières, les services publics, l’intérêt hypothécaire, l’assurance, les réparations et l’entretien, ainsi que les dépenses de communication. Fournissez aussi le piétage de votre domicile et de votre bureau – si vous travaillez régulièrement à partir de la maison, vous pourriez réclamer des déductions sur une partie de vos dépenses courantes.

Gardez une trace des crédits d’impôt et de TPS/TVH facturées

L’ARC reconnaît les formats suivants de livres, registres et documents justificatifs : produits et conservés sur papier; produits sur papier et conservés sous format électronique; ou ceux produits et conservés sous format électronique. Quel que soit le format que vous choisissez, il est important de classer la documentation de manière que vous puissiez l’avoir sous la main ou la montrer rapidement en cas d’inspection de l’ARC.

Ne faites pas cavalier seul – obtenez des conseils de comptabilité professionnels

Si vous n’avez pas un bon commis aux écritures employé ou à honoraires, vous avez vraiment besoin d’en employer un peut-être sur une base indépendante. Cette personne peut faire le suivi de vos dépenses d’entreprise et les réunir dans un format facilement accessible.

Il est presque certain que vous avez besoin aussi d’avoir accès à un comptable ayant un titre de comptable professionnel agréé. Cette personne ou ce cabinet peut vous aider à trouver des façons de réduire votre impôt. Des documents préparés par un professionnel qualifié donnent davantage confiance à l’ARC que les chiffres sont fiables et dignes de foi. Votre comptable peut probablement vous recommander un commis aux écritures efficace.

Réservez une réunion avant la date de fin d’exercice avec votre comptable

Durant cette réunion, vous pouvez déterminer la meilleure forme de rémunération. Par exemple – décider si vous devriez être payé par salaire ou par dividendes. Cette réunion est une occasion pour vous de déterminer les possibilités de fractionnement du revenu, d’informer votre comptable relativement à tout changement dans le statut familial, et de discuter de structure de propriété, notamment l’utilisation de sociétés de portefeuille et de fiducies familiales.

Ne remettez pas à plus tard

Personne n’aime vraiment payer des impôts, mais reporter le processus ne vous apportera que des problèmes.