Exigences à respecter par les fournisseurs de services canadiens pour les retenues à la source américaines

Vous êtes un prestataire de services canadien¹ (un particulier ou une société d’affaires²) et êtes en train de fournir des services à une entreprise américaine ? Si c’est le cas, vous pourriez être considéré comme une entité étrangère par votre client et être assujetti, en vertu de l’impôt fédéral américain, à une retenue à la source de 30 pour cent³ pour tout paiement reçu de sa part.

Exigences générales à respecter pour ce genre de retenue

Les Américains qui font des paiements à des étrangers sont généralement appelés à prélever un pourcentage déterminé aux fins de l’impôt américain. « L’agent » chargé de la retenue (withholding agent) est la personne qui effectue le paiement. Il s’agit normalement d’une personne américaine ou étrangère qui a le contrôle des paiements qui seront versés au fournisseur étranger visé par cette taxe (toute somme versée à une personne étrangère pour services rendus aux États-Unis est assujettie à une retenue). L’agent peut être un particulier, une société d’affaires, une société en nom collectif, une fiducie, une association, etc.

Le payeur est redevable, en tant que l’agent chargé de la retenue, de toute somme à prélever, indépendamment des obligations fiscales du fournisseur étranger. Les personnes américaines ― qu’elles soient des particuliers, des sociétés d’affaires ou des entités d’une autre nature ― sont généralement appelées à retenir une taxe de 30 pour cent sur tout paiement effectué pour services rendus à une personne étrangère, à moins qu’une exemption ne soit de mise.

Exemptions

Services fournis sur le sol canadien

Si le prestataire de services canadien est en train de fournir ses services au Canada, l’agent chargé de la retenue (le payeur) n’est pas obligé ― à condition d’avoir reçu un certificat de retenue dûment rempli de la part du fournisseur ― de retenir des impôts sur les paiements effectués.

Le prestataire canadien devra produire le formulaire W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Withholding [Individual]) ⁴ s’il est un particulier, et le formulaire W-8BEN-E (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Withholding [Entities])⁵ s’il est une société.

Le certificat de retenue doit être remis au payeur et non à l’Internal Revenue Service (IRS). Et le payeur devra le produire si les autorités en font la demande. Les formulaires W-8BEN et W-8BEN-E utilisés pour attester des origines étrangères des prestataires sont généralement valables de la date de signature (du formulaire) au dernier jour de la troisième année civile qui suit, à moins que de nouvelles circonstances ne rendent inexactes certaines des informations contenues dans le document.

Les prestataires canadiens qui sont en train de fournir leurs services au Canada ne sont, de plus, pas tenus de produire d’autres déclarations aux fins de l’impôt américain.

Services fournis sur le sol américain

Si le prestataire canadien est en train de fournir ses services aux États-Unis, l’agent chargé de la retenue (le payeur) doit généralement retenir 30 % du montant sur tout paiement effectué, à moins que l’une des exemptions suivantes ne soit applicable et que le fournisseur ne produise un certificat de retenue dûment rempli.

Exemption de minimis

Si les paiements versés au fournisseur canadien sont inférieurs à 3 000 $ US annuellement et le fournisseur passe moins de 90 jours sur le sol américain au cours d’une année civile, les sommes concernées ne seront pas considérées comme liées au sol américain et ne seront pas assujetties à une retenue.

Exemption accordée par le traité Canada–États-Unis

Selon le traité fiscal établi entre le Canada et les États-Unis, les ressortissants canadiens (citoyens ou résidents) qui font des affaires aux États-Unis ne sont tenus de payer des impôts américains sur les bénéfices réalisés que si ces affaires sont faites par l’intermédiaire d’un « établissement stable » (selon la définition employée par le traité) dans ce pays.

Le terme « établissement stable » (ES) désigne fondamentalement un lieu d’affaires fixe à partir duquel un non-résident est en train de poursuivre des activités commerciales (par ex., un siège de direction, une succursale ou un bureau). Le non-résident sera aussi réputé avoir un ES américain si la personne qui le représente régulièrement aux États-Unis a le pouvoir d’y conclure des contrats en son nom et exerce fréquemment ce pouvoir dans ce pays.

Un fournisseur de services canadien sera réputé détenir un ES américain s’il satisfait à deux critères spécifiques établis par le traité. Le premier critère stipule que la personne (ou l’employé, s’il s’agit d’une société) doit être présente sur le sol américain 183 jours ou plus au cours d’une période de 12 mois donnée. Il est aussi stipulé que plus de 50 % des « revenus bruts générés par l’exploitation active » de son commerce (gross active business revenue) durant cette période doivent provenir de services rendus aux États-Unis.

Selon le deuxième critère, les services fournis aux États-Unis doivent l’être pendant 183 jours ou plus au cours d’une période de 12 mois donnée et relativement à un même projet (projets connexes compris), pour des clients résidant ou détenant un établissement stable (ES) dans ce pays (et les services doivent être fournis relativement à l’ES).

Exonération relative aux revenus réellement liés

Le terme « revenu effectivement lié » (Effectively connected income exemption [ECI]) désigne les revenus qui sont liés de manière concrète à des activités commerciales (commerce/négoce) effectuées aux États-Unis. Le payeur n’est généralement pas tenu de retenir des impôts sur un ECI si le prestataire canadien concerné lui fournit un formulaire W-8ECI (Certificate of Foreign Person’s Claim That Income is Effectively Connected with the Conduct of a Trade or Business in the United States⁶) dûment rempli.

Certificat de retenue

Pour pouvoir réclamer n’importe laquelle des exemptions susmentionnées, le prestataire de services canadien doit soumettre un certificat de retenue dûment rempli au payeur (comme discuté ci-dessus). Les formulaires utilisés pour les certificats sont les mêmes, que le service ait été fourni au Canada ou aux États-Unis.

Numéro d’identification d’employeur et exigences à respecter pour la soumission de déclarations de revenus américaines

Si le fournisseur canadien souhaite réclamer l’exemption proposée par le traité ou l’exemption relative aux ECI, il doit faire la demande d’un numéro d’identification pour contribuable individuel (Individual Taxpayer Identification Number) [par l’intermédiaire du formulaire W-7] ou d’un numéro d’identification d’employeur (Employer Identification Number) [par l’intermédiaire du formulaire SS-4].

Le fournisseur doit également produire une déclaration de revenus annuelle américaine s’il compte réclamer l’exemption accordée par le traité ou déclarer des revenus effectivement liés à des affaires conduites aux États-Unis (le formulaire 1040NR pour les particuliers et le formulaire 1120-F pour les sociétés d’affaires).

Conclusion

Les prestataires de services canadiens qui sont en train de fournir des services à des entreprises américaines doivent être au courant de leurs obligations en matière de retenues à la source. S’ils ne se préparent pas comme il faut dans ce domaine et ne remplissent pas les formulaires de déclaration nécessaires, ils risquent d’être soumis à des pénalités et de payer des retenues non requises.

L’identification des retenues d’impôt américaines applicables peut être une tâche compliquée. Cet article ne fournit que des informations générales sur les stratégies à adopter pour gérer les obligations susmentionnées. Veuillez consulter un spécialiste pour vous assurer d’appliquer comme il faut les règles relatives à votre situation. Les conseillers fiscaux de Baker Tilly peuvent vous aider à réduire à un minimum les sommes à débourser pour vos retenues. Grâce à nos liens avec le réseau américain de Baker Tilly, nous pouvons également vous aider à trouver conseil dans l’état américain qui vous concerne ou vous mettre en contact avec d’autres conseillers pour faciliter le processus à suivre dans le domaine.