L’ère résolument technologique de la comptabilité infonuagique — Risques et avantages

Dans un monde de plus en plus porté sur le numérique, l’emploi d’outils et de programmes aussi avancés que ceux de la concurrence est essentiel au succès de toute entreprise. L’informatique en nuage permet aux entreprises d’accéder à leurs données n’importe quand et n’importe où par le simple usage d’une connexion Internet et leur épargne ainsi les soucis liés à la gestion de documents et de transactions comptables.

La comptabilité en nuage ne cesse de prendre de l’ampleur et de croître en popularité depuis ces deux dernières années et est en train, semble-t-il, de transformer le monde de la comptabilité et d’incarner rapidement l’avenir, si ce n’est le présent. Capable de simplifier la vie professionnelle de ceux qui ont besoin de foncer d’un nouveau projet majeur ou d’un nouveau compte majeur à un autre, la comptabilité infonuagique apporte dans son sillage une nouvelle série de défis et de possibilités pour les entreprises. Des médias sociaux à la gestion de projets, elle semble avoir révolutionné le monde de l’informatique. Faisons un pas vers l’avant et examinons ses innombrables avantages, ainsi que ses risques potentiels.

Qu’est-ce que la comptabilité infonuagique ?

Les applications utilisées dans la comptabilité infonuagique sont similaires aux logiciels de comptabilité basés sur le poste de travail. Elles ont le même éventail de capacités, à l’exception d’une seule différence majeure : elles sont gérées à partir de serveurs distants et sont uniquement accessibles à travers un navigateur Web.

Ces applications sont généralement proposées selon deux formats : le format hébergé et le format SaaS. Les applications hébergées vous permettent d’utiliser votre propre logiciel de bureau et de stocker vos données sur le serveur d’un fournisseur de services infonuagiques. Les applications basées sur le modèle SaaS, quant à elles, vous permettent d’utiliser à distance le logiciel d’un tel fournisseur (grâce à un abonnement), par l’intermédiaire de sessions Web.

La comptabilité infonuagique est-elle sûre ?

Le stockage de données financières se doit d’être sûr lorsqu’on a affaire à des informations vitales et sensibles. La technologie à la base de la comptabilité infonuagique vous fournira un moyen de stockage de données plus sécuritaire, car les données stockées dans le nuage sont toutes cryptées et protégées par des mots de passe. « Les vendeurs de logiciels infonuagiques sont connus pour héberger leurs serveurs dans des centres de données situés dans des endroits différents et pour les garder sous étroite surveillance », a expliqué Greg DePersio, rédacteur financier¹. De plus, ces sociétés effectuent continuellement des tests de sécurité et certaines effectuent même des simulations pour identifier les points les plus vulnérables au piratage et pour prévenir les violations de données. »

D’autre part, vos données ne peuvent se perdre, être volées ou détruites dans un incendie ou une catastrophe naturelle, car vous n’êtes pas en train d’utiliser un disque dur tangible pour les sauvegarder.

Quels sont les avantages ?

« Plusieurs des propriétaires d’entreprise ayant adopté cette technologie ont déclaré avoir fait des économies et constaté plus d’efficacité dans leurs opérations quotidiennes », a expliqué Carrie Smith², rédactrice économique et conseillère en affaires. Voici les principaux avantages de la comptabilité infonuagique :

Facilité d’accès :
La comptabilité infonuagique vous permet d’accéder à vos fichiers à partir de plusieurs types de dispositifs, à tout moment et n’importe où. Grâce à cette technologie innovante basée sur l’infonuagique, vous n’aurez plus besoin d’utiliser votre service de courriel pour envoyer ou recevoir des fichiers et pourrez dire enfin adieu à votre clé USB.

Moins d’entretien :
La comptabilité infonuagique, selon FinancialForce, nécessite moins d’entretien : « Le fournisseur de services infonuagiques se charge lui-même de faire des copies de sauvegarde, les mises à jour se font automatiquement et on n’a rien à télécharger ou à installer sur les ordinateurs de son entreprise.»³. Vous avez ainsi plus de temps pour vous concentrer sur vos occasions d’affaires, car la plupart de vos tâches informatiques sont effectuées par le nuage lui-même.

Plus de productivité :
Selon des statistiques publiées en juin 2017 par BlueHub, qui fournit des services complets en matière de proposition et d’implantation de solutions infonuagiques, 59 % des entreprises utilisant des technologies infonuagiques ont constaté une très grande augmentation de leur productivité en matière de TI alors que seulement 30 % des entreprises non connectées au nuage ont constaté de même.⁴ La comptabilité infonuagique améliore considérablement la productivité (et indirectement la rentabilité), car elle offre de la flexibilité, de la commodité, de l’efficacité et davantage de possibilités de travailler en réseau.

Quels sont les risques ?

Comme les autres choses de la vie, la comptabilité infonuagique n’est pas sans risque et comporte autant de désavantages que d’avantages. Voici les principaux risques associés aux applications infonuagiques :

Danger de non-respect des lois :
Selon un article centré sur la technologie rédigé par CPA Canada⁵, « le stockage d’informations sur le nuage n’est pas toujours fait dans le respect des lois canadiennes, des normes de l’industrie ou des obligations contractuelles des entreprises concernées ». Il est donc important de demander à votre fournisseur de services si vos données sont stockées au Canada ou ailleurs. Il est en l’occurrence de votre devoir d’assurer la conformité de ces dernières aux lois canadiennes relatives à la protection de la vie privée (les fournisseurs de services infonuagiques, eux, sont seulement tenus de respecter les lois du pays dans lequel les données sont conservées).

Récupération de données :
La comptabilité infonuagique vous oblige à vous fier à un fournisseur de services infonuagiques pour la conservation de vos données financières sensibles. Si vous décidez de mettre fin à cette collaboration et de passer à un autre fournisseur, vous ne pourrez peut-être pas récupérer ou exporter vos données aussi facilement que vous le souhaitez. « Si la société qui vous fournit des serveurs infonuagiques fait faillite, vous pouvez dire adieu à vos serveurs, explique Thoran Rodrigues, l’un des rédacteurs du blogue TechRepublic. Si votre fournisseur fait faillite, vos données seront eux aussi en mauvaise posture. Poussons un peu plus loin cet exemple : si vos systèmes sont profondément intégrés à ceux du votre fournisseur — ce qui est très probable dans l’ère hautement automatisée et éprise d’API (interfaces de programmation d’applications) dans laquelle nous vivons — et que le fournisseur ferme boutique, il vous sera probablement quasi-impossible de transférer vos données ailleurs, même si vous pouvez compter sur un délai de grâce. »⁶

Brèches de sécurité :
Les logiciels de comptabilité infonuagique dépendent entièrement du Web. Vos données sont gardées sur Internet, donc vulnérables à la cybercriminalité. « La technologie ne cesse de s’améliorer avec le temps et les pirates informatiques, les logiciels malveillants et les brèches de sécurité ne sont pas en reste, écrit Elizabeth Cranston de Merchant Maverick’s. Même si la plupart des fournisseurs de services infonuagiques travaillent extrêmement dur pour implanter les procédures de sécurité les plus récentes, il y aura toujours un risque que les avancées technologiques entraînent aussi des avancées dans le secteur du piratage informatique. » ⁷

La comptabilité infonuagique me permettra-t-elle de faire des économies ?

Selon les consultants en logiciels d’entreprise de BlueHub, plus de 80 % des entreprises ayant adopté des logiciels infonuagiques ont fait des économies. Les applications de comptabilité infonuagique sont offertes sous abonnement mensuel et ne requièrent aucuns frais de démarrage, mise à niveau annuelle, frais d’entretien régulier ou engagement à long terme. « Les sociétés qui utilisent la comptabilité infonuagique ont besoin de moins d’infrastructures de départ en matière de stockage de données et leur personnel informatique n’est pas tenu d’entretenir ou de mettre à jour le système, a expliqué FinancialForce. Ces sociétés peuvent faire plus d’économies, car elles ont moins de dépenses indirectes et n’ont pas besoin d’acheter de nouveaux logiciels. »

Alors que certains d’entre nous sont « sur un nuage » en ce qui concerne la comptabilité infonuagique, d’autres préfèrent toujours rester à l’abri d’un « nuage de suspicion ». Si vous envisagez de rejoindre l’ère moderne et résolument technologique de la comptabilité infonuagique, faites des recherches pour trouver le type de système qui vous conviendra le mieux ainsi qu’à votre équipe.

NOTES DE FIN DE TEXTE

¹QuickBooks Canada
²QuickBooks
³FinancialForce
⁴BlueHub
⁵CPA Canada
⁶Tech Republic
⁷Merchant Maverick