Gestion des relations bancaires dans les organismes agricoles

Les institutions financières sont connues pour jouer un rôle déterminant dans le succès de nombreux organismes agricoles. Le remembrement croissant des exploitations agricoles est toutefois en train de rendre les conventions de prêt de plus en plus volumineuses et complexes dans ce secteur. De nos jours, elles contiennent par exemple plus de clauses et s’attendent à ce que les rapports soient soumis plus souvent. Nombre d’institutions financières demandent aussi des projections prospectives de la part des prêteurs. En plus de ces pressions, les organismes agricoles doivent aussi composer avec l’augmentation croissante du coût de nombreux intrants agricoles et une surveillance accrue de la part de leurs créanciers (lorsque les ressources de trésorerie sont notamment moins nombreuses). Les relations avec les institutions financières sont donc devenues plus importantes que jamais pour les organismes agricoles. Voici quelques lignes directrices et stratégies qui pourront vraiment aider votre organisme agricole à gérer ces relations.

Soumettez vos rapports à temps

Pour les institutions financières, le terme « défaillance » veut souvent dire plus que des paiements en retard ou le non-paiement de dettes. À en croire les petits caractères de la plupart des conventions de prêt établies par ces institutions, la production tardive de rapports financiers est aussi considérée comme un manquement aux obligations. La soumission ponctuelle des rapports peut donc aider à préserver l’harmonie entre un organisme agricole et sa banque.

Attention aux clauses restrictives !

Les producteurs sont nombreux à ne jamais examiner leurs conventions de prêt après les avoir signées. Ceux qui se rendent coupables d’une telle négligence risquent, le cas échéant, de passer à côté de clauses restrictives décrivant les situations où l’approbation de la banque est obligatoire pour le versement de distributions (comme c’est souvent le cas pour les immobilisations, les distributions versées aux actionnaires et les transactions effectuées entre parties liées).

Évitez de créer des surprises !

Les gens qui travaillent dans la comptabilité et la finance sont peu nombreux à aimer les surprises. Chaque année, lors de vérification du comportement du débiteur envers les clauses, les premiers signes de non-respect apparaîtront souvent dans les états financiers préparés par le comptable et publiés quatre-vingt-dix à cent vingt jours après l’exercice. Si l’institution financière découvre ainsi une infraction par l’intermédiaire des informations présentées en annexe (note disclosure) dans un état financier publié des mois après la fin de l’exercice financier, l’organisme agricole aura vraiment beaucoup de « comptes à rendre ».

Les risques d’inobservance sont aussi à craindre sur le plan opérationnel au cours de l’année. Nombre d’activités agricoles sont de nature saisonnière et dans ces secteurs, les exploitations n’ont pas les mêmes revenus et ne tirent pas les mêmes sommes de leurs prêts d’exploitation à chaque période (il y aura, en d’autres mots, des pics et des creux). Les producteurs de céréales ont par exemple vu augmenter de manière astronomique le prix de leurs intrants il n’y a pas si longtemps et ces augmentations ont créé des pressions au niveau des marges et poussé les employés à s’appuyer davantage sur leurs prêts d’exploitation tout au long du printemps et de l’été. D’où la pertinence de ce proverbe chinois : « le meilleur moment pour planter un arbre était il y a 20 ans et le deuxième meilleur moment est maintenant ». Si un organisme agricole se rend ainsi compte qu’il aura besoin de plus de liquidités le long du printemps et de l’été, il devra en discuter immédiatement avec son institution financière, car l’augmentation de la somme restante sur le prêt ou l’octroi de hausses temporaires ne se fera pas du jour au lendemain (car cette « faveur » devra être approuvée à plusieurs niveaux dans l’institution financière). C’est donc une bonne idée d’être proactif.

Concentrez-vous sur l’avenir

La projection prospective du flux de trésorerie est l’un des outils financiers les plus puissants qu’une organisation puisse utiliser. Plusieurs facteurs doivent être pris en considération lors de la préparation d’une projection de flux de trésorerie :

Utilisez des données à jour

C’est difficile de tenir compte de l’avenir lorsqu’on ne sait pas par où commencer. La première étape du processus implique la mise à jour des registres comptables. Grâce aux progrès réalisés par les systèmes de comptabilité infonuagiques et les applications connexes, les organisations agricoles peuvent maintenant accéder en temps réel, et en toute facilité, à leurs informations.

Pensez au bilan

Les entreprises sont nombreuses à effectuer des projections relatives aux profits et aux pertes ou à établir des budgets. Ces démarches constituent certes un excellent début, mais il ne faut pas moins inclure le bilan dans les projections. Et pour deux raisons essentielles :

1. Dans le secteur agricole, les sorties de caisse ne coïncident pas souvent avec les encaissements. Dans le secteur céréalier par exemple, les engrais peuvent être achetés plusieurs mois ou même un an avant la récolte et la commercialisation du produit de cette récolte. Il est important d’inclure ces sorties de fonds dans la projection au moment où elles ont lieu plutôt que d’en tenir compte dans un budget basé sur la comptabilité d’exercice.
    
2. Les organismes agricoles sont nombreux à ne pas inclure des transactions en espèces de grande envergure (comme des dépenses en capital, des remboursements de dettes et des achats de stocks) dans leurs comptes de résultat. Ces montants forfaitaires conséquents doivent pourtant être pris en considération.

Une fois le bilan prévisionnel établi, le producteur aura une très bonne idée de l’emplacement des pics et des creux en matière de trésorerie ou de découverts. Par voie de conséquence, l’exercice fera aussi ressortir tout point sensible devant être discuté avec l’institution financière.

Le bilan prévisionnel devra aussi comprendre des projections pour les comptes débiteurs et les stocks — les deux éléments les plus nécessaires au calcul des marges. Après avoir obtenu ces projections, vous pourrez prévoir la marge de trésorerie maximale et comparer ce plafond aux besoins de trésorerie pour la période — afin d’identifier les mois durant lesquels l’organisation pourrait être à court.

Des projections peuvent aussi être effectuées en vertu des clauses restrictives (celles ayant par exemple trait au service de la dette, aux ratios de couverture des charges fixes ou au ratio de la dette sur la valeur corporelle nette [debt to tangible net worth]). Encore une fois, l’objectif est de communiquer de manière proactive des infractions éventuelles à l’institution financière.

Comparaison des prévisions avec des données réelles

Une fois les projections établies et les données réelles obtenues, effectuez une comparaison mensuelle et trimestrielle — c’est important. Les hypothèses ont tendance à changer de minute en minute dans l’industrie agricole, car il s’agit d’un secteur volatile. La comparaison des résultats réels avec les projections peut faire ressortir les suivants :

• Les éléments qu’on a oubliés ou auxquels on a prêté peu d’attention :
  Les projections ne sont jamais parfaites. Certains éléments auront définitivement été oubliés ou manqués durant les premières tentatives.
   
• L’évolution des paramètres :
  Les projections fournissent, sur la base des connaissances en main, la meilleure estimation de ce qui se passera. Passé un mois ou un trimestre, ces hypothèses (tout spécialement celles ayant trait aux prix en vigueur dans le marché) peuvent toutefois changer considérablement.

Mettez-la à l’épreuve

Les projections ne servent à rien si elles ne sont pas remises en question ! Idéalement, la vôtre doit être conçue de manière à ce que les hypothèses formulées puissent être facilement mises à l’épreuve — par exemple, par l’ajustement de certains paramètres comme le rendement, le prix, les taux d’intérêt et les taux de change. C’est aussi utile d’effectuer des « tests de résistance » pour voir de manière préventive comment l’organisme se comportera dans tel ou tel scénario.

Concentrez-vous sur les points forts

Alors, en tant que producteur, comment gérez-vous ces relations bancaires de plus en plus complexes et dirigez-vous votre entreprise ? La vérité est que rien ne vous oblige à vous occuper des deux à la fois. Votre point fort à vous, c’est rendre votre exploitation prospère et efficace. Celui de Baker Tilly réside dans la gestion de données et la comptabilité. Nous nous occuperons des « feuilles de calcul » afin que vous puissiez vous occuper des « acres ». Prenez contact avec l’équipe de Baker Tilly pour savoir comment nous pourrions vous aider.