L’exploitation d’une entreprise agricole exige de la prévoyance. Si vous n’avez pas fait de plans pour l’avenir, il n’est pas certain que vous pourrez atteindre vos objectifs.
Nous assistons régulièrement à des cas où des gens songent à faire grandir leur entreprise ou simplement à acheter de nouveaux équipements sans planifier les choses de la bonne manière. Certains agriculteurs s’engagent même dans la voie de l’expansion pour la beauté du geste et sans prendre le temps d’en évaluer les répercussions pour leur entreprise. Il leur serait pourtant avantageux de prendre un stylo, du papier et une calculatrice pour calculer les coûts supplémentaires à prévoir ainsi que les revenus potentiels à espérer afin de ne pas être pris au dépourvu par les retombées de l’expansion. D’autres font l’erreur de passer trop de temps à élaborer des plans d’expansion sans consulter leur banquier. Si le banquier ne leur accorde pas l’argent nécessaire, il est pourtant peu probable que leurs plans se concrétiseront comme prévu.
À la lumière de ces considérations sur l’importance de la vigilance, la planification et la communication, vous trouverez ci-dessous six façons de préparer l’avenir de votre entreprise agricole.
1. Garder à jour sa comptabilité
Certains clients continuent toujours à utiliser l’approche dite de « dernière minute » (shoebox approach) en ce qui concerne leur comptabilité, attendant la fin de l’exercice pour faire examiner leurs documents comptables. Si vous traitez vos données financières de cette façon, il vous est donc conseillé de vous montrer plus proactif en matière de planification et d’être pleinement au courant des tendances pertinentes tout au long de l’année. Le fait de soigner la tenue de vos livres vous permettra de vous tenir au courant de ces dernières. Par exemple, si le coût des aliments pour animaux fait l’objet d’une hausse soutenue, cette tendance vous échappera si vous mettez à jour votre comptabilité une fois par an seulement. La mise à jour régulière de vos livres peut vous aider à remarquer en temps voulu des hausses de coûts brutales, d’identifier les sources du problème et de modifier votre programme alimentaire (s’il y a lieu) afin de faire de grosses économies.
2. Tenir des registres selon la méthode de comptabilité d’exercice
Si possible, les agriculteurs devraient tenir des registres selon la méthode de comptabilité d’exercice plutôt que celle de la comptabilité de caisse, car la première leur permettra d’obtenir des renseignements plus exacts et plus pertinents.Dans le cas de la comptabilité de caisse, la trésorerie n’est comptabilisée qu’au moment où elle est déboursée ou perçue alors que dans celui de la comptabilité d’exercice les faits économiques sont constatés au moment où ils se produisent et non au moment où ils font l’objet d’un encaissement ou d’un décaissement. Imaginons que vous avez vendu 1 000 tonnes de maïs à un éleveur, mais n’avez pas encore reçu la somme due. Dans la colonne à payer, imaginons aussi que vous avez dû faire réparer une moissonneuse-batteuse et que vous n’avez pas encore fait de paiement pour la réparation. La comptabilité d’exercice tiendra compte du moment où les revenus sont générés et du moment où les dépenses ont lieu et pas uniquement du moment où les montants correspondants sont perçus ou déboursés. En utilisant cette méthode, vous améliorerez considérablement l’exactitude de vos chiffres.
3. Utiliser des registres numériques
Nous avons constaté que les producteurs agricoles (principalement les plus âgées) sont toujours nombreux à utiliser des registres comptables manuels. Si vous souhaitez mettre à jour vos registres, vous pouvez recourir à nombre de logiciels. Certains de ces logiciels sont dotés de modules permettant de faire le suivi de l’inventaire au fur et à mesure que les produits agricoles sont récoltés ou de nouvelles têtes de bétail prennent naissance. Si vous vous y connaissez suffisamment en informatique, vous trouverez ce logiciel assez convivial. Dans le cas contraire, vous pourrez suivre une formation personnalisée dans ce domaine dans n’importe lequel des bureaux de Collins Barrow offrant des services-conseils au secteur agricole.
4. Comprendre vos états financiers
Vous devez prendre le temps de comprendre vos états financiers – c’est important — et être toujours être à l’affût de glissements annuels dans les tendances. Assurez-vous aussi de bien cerner les centres d’intérêt de vos banquiers en ce qui concerne vos états financiers, car vous serez peut-être appelé par exemple à respecter certains ratios financiers. Ces ratios sont parfois stipulés dans le convention de crédit, dépendant du niveau d’endettement de l’emprunteur. Vous pourriez même être assujetti à une clause vous obligeant à rembourser la totalité de la dette en cas de non-respect d’un certain ratio. Même si c’est rarement le cas dans la pratique, les exploitations agricoles plus importantes et les plus lourdement endettées sont très souvent appelées à respecter des engagements spécifiques. Il est donc judicieux de garder un œil vigilant sur de telles restrictions.
5. Déterminer l’impact d’achats importants sur les principaux ratios
Si vous envisagez l’expansion de votre exploitation ou des achats d’équipements importants, vous devrez analyser l’incidence de tels projets sur vos principaux ratios. Imaginons que vous devez respecter un ratio de couverture du service de la dette ayant pour objectif d’évaluer la capacité de l’exploitation à rembourser ses dettes. Si vous achetez une moissonneuse-batteuse neuve pour la somme de 600 000 ou 700 000 $ et acceptez d’échelonner la dette sur une période très restreinte (parce que les taux sont probablement meilleurs à ce moment précis ou parce que la concession n’a rien de mieux à proposer), vous risquez de faire augmenter considérablement le montant de remboursement de votre dette au cours des années à venir et de diminuer votre capacité à respecter vos obligations contractuelles envers le préteur. Vous devez donc toujours garder à l’esprit les façons dont vos changements opérationnels pourraient influer sur vos états financiers.
6. Garder toujours ouvertes les voies de communication
Si vous envisagez l’expansion de vos opérations, mais êtes déjà lourdement endetté, la première chose à faire est de communiquer avec vos banquiers. Avant même d’investir dans ce projet, vous devez déterminer si votre convention de crédit vous le permettra et si votre garantie sera affectée. Il serait aussi avantageux de communiquer fréquemment avec vos conseillers financiers. Si vous envisagez de grands projets d’expansion, votre banquier voudra peut-être prendre connaissance des projections financières effectuées par votre comptable. Le plus tôt votre comptable sera mis au courant de vos projets d’expansion, le plus tôt votre banquier recevra les détails dont il a besoin. Le processus s’en trouvera en conséquence accéléré, car toutes les mesures nécessaires auront été prises.
Luther VanGilst, CPA, CA occupe le poste de directeur à la fiscalité au cabinet Collins Barrow WCM s.r. l. Ses domaines d’expertise comprennent le contrôle fiscal, la comptabilité, les services à l’entrepreneuriat, les services-conseils en fiscalité et planification de la relève.