Quelle est la première étape que vous devez accomplir pour devenir un dirigeant plus efficace? Il y a bien sûr toute une variété de style de leadership, mais l’élément principal à exploiter est de tenter de donner l’exemple d’une vie professionnelle équilibrée et organisée. Par exemple, je passe toujours la première partie de ma journée à trier mes courriels – je suis l’homme le plus heureux quand ma boîte de réception est pratiquement vide – les facteurs de distraction sont réduits et j’ai une vision claire de ce qui doit être accompli le jour même. L’objectif consiste à passer le moins de temps possible durant la journée à s’inquiéter des tâches non réglées et autres questions connexes, et à modeler un système organisé de productivité pour mon équipe.
Bien sûr, l’un des plus grands avantages à avoir une vie professionnelle équilibrée et organisée est que cela crée aussi plus de possibilités, et de bonnes habitudes, d’avoir aussi une vie personnelle équilibrée et organisée.
De nombreux professionnels croient que l’organisation est un luxe qu’ils ne peuvent se permettre. À mon avis, c’est une nécessité à côté de laquelle vous ne pouvez pas passer. Partant d’une meilleure orientation de votre équipe, dont découle une plus grande productivité, jusqu’à favoriser des améliorations et susciter un environnement de travail plus positif, les effets d’une gestion bien organisée sont faciles à défendre. Oui, mais comment s’y prendre?
Tout est… dans votre tête?
Dans son livre The Organized Mind, le neuroscientifique Daniel Levitin démontre que le multitâche est en fait incompatible avec la manière de fonctionner du cerveau humain. L’esprit conscient ne peut prêter attention qu’à seulement quatre éléments à la fois, mais de nombreux leaders estiment qu’ils sont souvent déconcentrés par une variété de tâches non réglées. Aussi étrange que cela puisse paraître, les ordinateurs et les téléphones intelligents vous empêchent de vous concentrer, vous offrent des distractions aussi variées qu’un nouveau courriel, un article de nouvelles ou vous incitent à tenter d’étudier de multiples tableurs simultanément. Il est évident que nous ne pouvons pas travailler sans la technologie moderne, mais simplifier et même compartimenter notre manière d’utiliser ces outils peut nous donner une concentration et une efficacité accrues.
Devenir organisé
Alors comment commencez-vous, vous et votre équipe, à vous organiser? Dans notre cabinet, nous utilisons deux approches. Nous avons tout d’abord mis en place un programme à la grandeur du bureau qui fait le suivi du statut des projets des équipes. Le programme montre le statut d’un projet et les éléments que chaque membre de l’équipe a la responsabilité de faire avancer. La participation de chacun est nécessaire pour assurer l’efficacité optimale du système. En tant que leaders, nous nous devons d’être le porte-parole du succès de notre système, en encourageant chacun à participer sur un pied d’égalité à l’organisation.
D’autre part, nous encourageons tout notre personnel à développer un processus personnel visant à gérer les courriels, les appels téléphoniques, les sujets soulevés et les questions de suivi. Une discipline personnelle et un engagement à temps plein sont nécessaires. J’utilise personnellement la fonction Tâches dans Outlook et suggère fortement que vous n’utilisiez pas votre boîte de réception en tant que liste de choses à faire. Nous encourageons les membres de notre équipe à s’inscrire à des sessions de gestion de priorité ou autre formation de gestion du temps.
De nombreux systèmes peuvent fonctionner. La clé consiste à en adopter un et à le suivre tous les jours!
Grant Galbraith, FCPA, FCA, est l’associé directeur de Collins Barrow Nouvelle-Écosse. Fort de 30 ans d’expérience en conseils fiscaux, il a été récemment engagé dans les services d’assurance et de conseils. Grant est au gymnase pratiquement tous les matins dès l’ouverture. Il consulte un entraîneur professionnel deux fois par semaine, consomme des céréales et des fruits frais cinq jours par semaine et grignote régulièrement toute la journée.
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