Cet article constitue la quatrième et dernière partie d’une série examinant les incidences fiscales canadiennes et américaines en cas d’affectation temporaire d’un employé du Canada aux États-Unis. Plus précisément, ces articles traitent de la situation d’un employé demeurant employé d’une entité canadienne, mais affecté temporairement à travailler aux É.-U. Nos articles précédents (les numéros U.S. Tax Alerts de l’hiver, du printemps et de l’été 2015) se sont penchés sur l’importance de la détermination du statut de « résidence » aux fins des déclarations de revenus personnelles, sur les obligations fiscales personnelles canadiennes et américaines basées sur des scénarios de résidence différents, et sur le concept de « péréquation des impôts ». Cet article étudie certaines questions de paie associées à une affectation à court terme.
Liste de paie canadienne
Les employés envoyés en affectation temporaire (généralement pour des durées de moins de cinq ans) du Canada aux É.-U. demeurent sur leurs listes de paies canadiennes. Quand un tel employé demeure résident du Canada, l’entité canadienne doit continuer de retenir les cotisations sociales canadiennes fédérales et provinciales sur tous les revenus de l’employé, même ceux reliés à des services rendus en dehors du Canada. Comme l’employé sera admissible à demander un crédit au Canada pour les impôts payés aux É.-U. – pour éviter les difficultés de remise d’impôt dans deux pays – une demande de dispense des retenues fiscales peut être produite auprès de l’Agence du revenu du Canada afin de réduire les retenues d’impôt canadien obligatoires.
La dispense permet à l’employeur de réduire les retenues fiscales canadiennes sur le revenu à la source pour refléter le fait que l’impôt canadien sur une rémunération de source américaine devrait être contrebalancé par un crédit pour impôt étranger au Canada. Le formulaire T1213 de l’ARC est utilisé à cette fin. Il est accompagné d’une estimation d’impôt qui montre le crédit pour impôt étranger attendu pour les impôts payés aux É.-U. et l’obligation fiscale canadienne nette estimée sur le revenu de source américaine.
Une fois que l’ARC approuve la demande, l’employé doit fournir la dispense approuvée à l’employeur. À ce stade-ci, et seulement sur une base prospective, l’employeur peut réduire les retenues fiscales canadiennes réelles pour refléter l’obligation fiscale nette estimée canadienne sur le revenu de source américaine. Si l’approche de dispense est utilisée, nous recommandons que l’entité canadienne mette en place un système de retenue à la source hypothétique pour assurer que l’employé continue de payer un impôt canadien hypothétique basé sur les éléments de rémunération pour lesquels l’employé est toujours responsable. (Ce concept a été traité dans le numéro U.S. Tax Alert de l’été 2015.)
Finalement, la combinaison de la dispense et des retenues à la source hypothétiques procure une solution utile à ce qui, autrement, pourrait constituer un problème de liquidités pour l’entreprise et/ou pour l’employé. Plus précisément, ce processus permet à l’employé de continuer à financer l’impôt au même niveau ou à un niveau similaire à celui qui était le sien avant son affectation à l’étranger. Ceci permet aussi à l’entreprise la discrétion d’utiliser les retenues hypothétiques pour aider à financer les retenues à la source américaines et d’État en vertu des exigences de liste de paie américaine.
Incidences sur le Régime de pension du Canada (RPC)
Les employés en affectation temporaire du Canada aux É.-U. peuvent être admissibles à une exemption de la sécurité sociale américaine et ont la possibilité de continuer à cotiser au système de sécurité sociale canadien en vertu de l’Accord sur la sécurité sociale entre le Canada et les États-Unis. L’exemption s’applique aussi aux cotisations de sécurité sociale obligatoires de l’employeur. Pour obtenir l’exemption, l’entreprise doit faire la demande d’un « certificat d’assujettissement » à l’ARC au moyen du formulaire CPT56.
Le Québec est la seule province qui a son propre système de pension appelé le Régime des rentes du Québec (RRQ). La réglementation de la RRQ permet les cotisations volontaires au régime pendant que les employés travaillent à l’extérieur du Canada sur une base temporaire, pourvu que des critères particuliers soient respectés.
Incidences sur l’assurance-emploi (AE)
La réglementation de l’AE permet aussi des cotisations continues pendant que les employés travaillent en dehors du Canada sur une base temporaire. En vertu du paragraphe 5, un emploi à l’extérieur du Canada est assurable quand toutes les conditions suivantes sont remplies :
- la personne employée réside habituellement au Canada;
- l’emploi est exercé à l’extérieur du Canada, ou en partie à l’extérieur du Canada pour un employeur qui est résident ou qui a un établissement au Canada;
- l’emploi serait assurable s’il était exercé au Canada; et
- l’emploi n’est pas assurable en vertu de la législation du pays où il est exercé.
Incidences sur le Régime québécois d’assurance parentale (RQAP)
Les employés du Québec doivent cesser leurs cotisations au RQAP à partir du moment où ils deviennent non-résidents du Canada. Afin d’être admissible à recevoir les prestations du RQAP, le bénéficiaire doit être un résident du Canada aux fins de l’impôt au moment où la demande est effectuée. Un particulier peut aussi être admissible aux prestations du RQAP s’il était résident du Canada au début de la période où il a commencé à recevoir les prestations, et qu’il est devenu non résident par la suite.
Incidences sur l’impôt-santé des travailleurs (ISE)
Pour les employés de l’Ontario, les primes de l’ISE sont généralement toujours requises, même quand les employés sont affectés temporairement à l’extérieur du pays. Le montant d’impôt payable par un employeur pour une année est égal au total imposable de la rémunération payée en Ontario par l’employeur durant l’année multiplié par un taux déterminé par la liste de paie ontarienne imposable totale de l’employeur.
Pénalités et intérêts
L’ARC peut imposer différentes pénalités lorsqu’un employeur ne traite pas comme il se doit ses obligations canadiennes relatives à la liste de paie. L’imposition de telles pénalités et l’intérêt relié sont assujettis à différentes conditions et selon les faits de chaque cas.
Paie américaine – paie fantôme
Un employé canadien affecté temporairement aux É.-U. demeurera généralement sur la liste de paie canadienne (traité ci-dessus). Toutefois, les déclarations de paie américaine et les obligations de retenue sont aussi imposées à l’employeur. Il s’agit de savoir si un particulier est considéré être un employé de l’entité américaine ou de l’entité canadienne pendant qu’il travaille aux États-Unis. Il est possible pour un employé d’avoir deux employeurs, et l’analyse de l’employeur ne peut pas être basée uniquement sur le concept d’employeur « légal ». En définitive, l’employeur « en fait » est responsable de la conformité à la liste de paie américaine. Pour cette raison, il serait souhaitable d’assurer qu’une entente de détachement appropriée soit mise en place avant l’affectation de l’employé pour limiter l’exposition de l’entité canadienne à différents problèmes d’imposition américaine des sociétés, incluant l’exigence de se conformer aux obligations de liste de paie aux É.-U.
Les employeurs américains sont tenus de retenir l’impôt sur le revenu, la sécurité sociale, le régime d’assurance maladie et les retenues fiscales d’État (le cas échéant) pour chaque employé rendant des services aux États-Unis. L’employeur doit utiliser les taux progressifs et doit remettre les retenues aux dates prescrites fixées par l’IRS. Essentiellement, un livre de paie fantôme américain est tenu de la même façon que toute liste de paie nationale américaine, excepté qu’aucune espèce n’est réellement donnée à l’employé par l’intermédiaire de la liste de paie américaine.
Exigences de déclaration
Les employeurs doivent préparer et produire le formulaire W-2 de façon à déclarer les montants payés à leurs employés, peu importe où la rémunération est gagnée. Le formulaire W-2 doit être produit et doit déclarer la rémunération totale payée à l’employé, ainsi que le total de l’impôt fédéral américain sur le revenu, de la sécurité sociale, du régime d’assurance maladie et des retenues fiscales d’État. Le formulaire doit être remis à l’employé pas plus tard que le 31 janvier suivant l’année fiscale applicable, et il doit être produit auprès de l’IRS au plus tard le dernier jour de février de l’année suivant l’année où la rémunération a été payée.
L’employeur doit déclarer le montant de l’impôt retenu sur la déclaration de retenues salariales (formulaire 941). Cette déclaration et un paiement des impôts sur l’emploi sont dus chaque trimestre civil.
Pénalités
L’IRS peut imposer plusieurs pénalités différentes quand un employeur traite en retard ou ne traite pas une déclaration de salaire exigée, le paiement d’un impôt ou les acomptes d’impôt exigés. Les pénalités (et l’intérêt relié) sont assujetties aux conditions et selon les faits de chaque cas.
Les difficultés associées à l’affectation transfrontalière temporaire d’un employé dépassent largement les questions fiscales personnelles et les questions liées à la masse salariale des sociétés tant au Canada qu’aux États-Unis. Il y a aussi des questions d’imposition du revenu des sociétés, notamment le prix de transfert, qui doivent être considérées. Bien qu’il puisse être impératif pour une société qu’un employé clé entreprenne une affectation à l’international, cette série d’articles devrait servir de rappel quant à plusieurs questions liées à la fiscalité qui devraient être réglées afin d’assurer que l’affectation soit réussie. Contactez votre conseiller Collins Barrow pour obtenir de l’aide supplémentaire.