Plusieurs sortes de fiducies sont définies dans la Loi de l’impôt sur le revenu, chacune présentant des intérêts, des règles et des restrictions spécifiques. Une sorte, appelée souvent fiducie familiale discrétionnaire (« fiducie ») est largement utilisée en planification fiscale, familiale et planification de la relève, puisqu’elle offre une énorme souplesse en matière de structures de propriété des entreprises privées canadiennes pour effectuer du partage de revenus, multiplier les exemptions pour gains en capital, reporter des dispositions réputées survenant lors du décès d’un entrepreneur, réduire les frais d’homologation, et réduire le risque en isolant les actifs des risques commerciaux et autres créanciers éventuels.
Les fiduciaires ont des tâches administratives, qui doivent être correctement honorées afin d’assurer que la fiducie atteigne ses objectifs fiscaux et autres. En particulier, la satisfaction de ces tâches doit être étayée par des pièces justificatives d’une manière similaire à ce que l’on pourrait s’attendre relativement à l’exploitation d’une société, notamment :
Chaque année :
- Préparation d’une comptabilité précise et de registres comptables pour tous les reçus, dépenses, sommes à recevoir et obligations de la fiducie.
- Préparation des procès-verbaux des réunions du conseil des fiduciaires. Les décisions importantes doivent aussi être attestées par des résolutions signées par les fiduciaires. Les fiduciaires doivent se rencontrer au moins une fois par an pour examiner les affaires de la fiducie et pour prendre les décisions appropriées.
- Généralement, les fiduciaires peuvent attribuer à leur discrétion la totalité ou une partie du revenu de la fiducie à un ou plusieurs bénéficiaires. Chaque année, ces décisions sur l’attribution et le versement du revenu doivent être prises et mises en place d’ici la fin de cette année-là. Les sommes qui sont versées dans l’année, ou qui deviennent payables, à un bénéficiaire ne sont pas imposables dans la fiducie. Alors que ces sommes sont initialement incluses dans la comptabilisation du revenu de la fiducie, elles sont permises en tant que déduction de telle manière que la fiducie ne paye l’impôt que sur le revenu non attribué. De manière à obtenir une déduction :
- Pour les sommes versées, la fiducie doit effectivement effectuer le versement au(x) bénéficiaire(s) dans l’année où la fiducie demande une déduction.
- Pour les sommes pas encore versées, le montant est payable au(x) bénéficiaire(s) à la fin de l’année pour laquelle la fiducie demande une déduction. De façon à ce que la condition « payable » soit satisfaite, il doit y avoir une obligation légale pour la fiducie d’effectuer le versement après l’année, le ou les bénéficiaires doivent avoir un droit légal de faire appliquer le paiement, et le ou les bénéficiaires doivent connaître le montant qui doit leur être versé. Une manière courante de prouver que ces conditions sont satisfaites consiste pour la fiducie à émettre, et à remettre au(x) bénéficiaire(s), un billet à ordre en faveur du ou des bénéficiaires avant la fin de l’exercice de la fiducie. Au lieu de déterminer un montant exact, les fiduciaires ont seulement besoin d’établir un pourcentage du revenu de la fiducie à être attribué à un ou des bénéficiaires précis, pourvu que la décision soit prise, et constatée, telle que c’est décrit ci-dessus d’ici la fin de l’année d’imposition en question.
- Pour les sommes versées, la fiducie doit effectivement effectuer le versement au(x) bénéficiaire(s) dans l’année où la fiducie demande une déduction.
- Les fiduciaires peuvent effectuer des paiements à des tiers de la part d’un bénéficiaire, et les sommes de ces paiements seraient déductibles du calcul du revenu de la fiducie, et seraient inclus dans le revenu du bénéficiaire. Cependant, les décisions de payer des sommes à des tiers de la part d’un bénéficiaire en particulier doivent être documentées de la manière indiquée ci-dessus. Également, les reçus de paiements effectués à ces tiers, ou aux parents ou tuteurs de bénéficiaires d’âge mineur comme des remboursements de dépenses doivent être conservés dans les registres de la fiducie.
- Le formulaire T3 de déclarations de renseignements et de revenus des fiducies doit être déposé auprès de l’ARC. Ces déclarations sont dues dans les 90 jours suivant la fin de l’exercice de la fiducie. Les feuillets T3 doivent aussi être envoyés aux bénéficiaires avant cette date.
En permanence :
- Rétention d’une copie de la convention de fiducie originale signée et le bien utilisé pour établir la fiducie (par exemple, un billet de 10 $ est parfois utilisé). Habituellement, l’acte de fiducie original et le bien établi sont gardés dans le bureau du conseiller juridique de la fiducie, sinon, les fiduciaires doivent s’assurer que ces documents sont gardés en sûreté et en sécurité.
- Rétention des documents annuels comme c'est indiqué ci-dessus, dans l’éventualité où l’ARC souhaiterait mener un audit des comptes de la fiducie.
Une pratique courante consiste à comptabiliser rétroactivement les revenus de fiducie répartis au moyen du formulaire T3 de déclarations de renseignements et de revenus des fiducies ou au moyen d’écritures de journal. Ceci devrait être évité. Même les sommes versées directement aux bénéficiaires de la fiducie, et comptabilisées ensuite par des écritures de journal, devraient être évitées. L’ARC et le ministère des Finances ont déclaré par le passé dans différentes affaires judiciaires1 et dans différentes publications techniques2 que la fonction d’une écriture de journal est de décrire et d’enregistrer une transaction, non de la rendre juridiquement valable. Le juge Bowman, dans l’affaire VanNieuwkerk3 a déclaré : « Il a été dit à plusieurs reprises dans cette cour que les écritures comptables ne créent pas la réalité. Elles reflètent simplement la réalité. Il doit y avoir une réalité sous-jacente qui existe indépendamment des écritures comptables. » Le concept des écritures comptables pouvant être utilisées pour créer un versement payable ou à effectuer d’une somme déjà payable, a toujours été invalidé par les cours et par conséquent, les fiduciaires devraient se méfier d’accorder trop d’importance aux écritures de journal pour comptabiliser la création du billet à ordre payable qui est nécessaire pour que la fiducie puisse demander une déduction pour un montant payable à un bénéficiaire.
1 (VanNieuwkerk v. The Queen, [2003 UDTC 240], Hillier v. The Queen [2009 DTC 1015], Merchant v. The Queen [2009 DTC 1054], et Rudolph v. The Queen [2009 DTC 1295])
2 (Technical interpretations JL91_048, 2011-0415161E5 et 2013-0515761E5 et Income Tax Technical News no 14)
3 VanNieuwkerk v. The Queen, [2003 UDTC 240] au paragraphe 6.