La plupart des propriétaires de petites entreprises ne sont pas conscients de la nécessité de mettre en place des contrôles financiers au sein de leurs sociétés, au risque de s’exposer à des contrariétés comme la fraude et les diminutions de profits. Pour être sûrs de ne négliger aucun détail, ils doivent apprendre à analyser les choses du point de vue des vérificateurs financiers et appliquer, à l’aide de leurs directeurs d’affaires respectifs, les tests que ces vérificateurs utiliseraient à leur place. Voici quelques-unes des principales zones de risque à garder à l’esprit :
Fonds en espèces
Même si les fonds en espèces sont toujours une source de risque dans le milieu des affaires, les propriétaires de petites entreprises sont nombreux à ne pas faire de rapprochements bancaires réguliers dans ce domaine. Ils font souvent l’erreur d’attendre jusqu’à la fin de l’année malgré la simplicité de la procédure et sa nécessité sur une base mensuelle. Ils devraient également faire des rapprochements de compte pour tous leurs fonds de petite caisse et garder un reçu détaillé de tout déboursement en espèces, car ce genre de fonds est le plus difficile à surveiller parmi tous les types de fonds utilisés dans une entreprise.
Paye
Les fraudes sur les salaires sont les plus fréquentes dans les cas où la paye est administrée par une personne autre que le propriétaire. Si vous avez confié l’administration de la paye à une personne particulière, vous devrez passer en revue son travail et être attentif aux suivants : l’absence d’employés fictifs sur la liste de paye ; les taux de rémunération appliqués; l’exactitude de toutes les informations entrées dans le système. Et si vous avez confié la vérification des fiches de présence et d’autres tâches relatives à l’administration de la paye à un gestionnaire, assurez-vous qu’il est en train de vérifier et de valider comme il se doit les données temporelles fournies par les employés, car les entrées frauduleuses sont chose possible. En tant que propriétaire, vous devriez également procéder à une revue personnelle et périodique des fiches de présence pour vous assurer que le gestionnaire n’a pas laissé passer des irrégularités.
Chèques
La fraude par chèque est une autre tendance inquiétante pouvant être endiguée par les rapprochements bancaires. L’effacement des données écrites à la main sur un chèque est toujours chose courante et les chèques les plus visés sont généralement ceux basés sur des montants allant de 10 000 $ à 20 000 $. Le cheque est intercepté, le nom du destinataire est effacé et remplacé par celui du bénéficiaire de la fraude, puis il est encaissé. Grâce au rapprochement bancaire et aux informations contenues dans vos relevés, vous pourrez vous assurer de la sécurité de tous les déboursements par chèque faits au sein de votre société.
Gestion des stocks
Les disparitions de stocks figurent parmi les grands problèmes pouvant passer inaperçus. Les entreprises peuvent contrer ce genre de situation en effectuant des inventaires réguliers, qui leur permettront d’avoir en tout temps une idée précise du niveau de leurs stocks. Ces inventaires peuvent également être utilisés dans des analyses de marge brute basées sur la comparaison des ventes aux bénéfices. La marge brute est susceptible d’être inférieure aux attentes en cas de disparition de stocks.
Technologies de l’information Certaines entreprises se rendent parfois coupables de fautes d’inattention dans la gestion de leurs infrastructures de TI. La non-sauvegarde des données est l’une des fautes les plus courantes. Les rançongiciels — notamment caractérisés par la prise en otage de données d’entreprise piratées (demande de rançon à l’appui)— semblent notamment avoir augmenté depuis quelques mois. Nous avons également remarqué des cas où des données sont effacées de manière accidentelle et d’autres où elles sont modifiées de manière préméditée par des employés mécontents. Vous serez mieux protégé contre de telles menaces si vos informations sont sauvegardées sur un support secondaire. Même si la plupart des gens utilisent le nuage pour de telles sauvegardes, c’est tout aussi important de garder une copie hors site, car le nuage n’est pas immunisé non plus contre le piratage.
Jay Anstey, BAcc, CPA, CA occupe le poste d’associé chez Collins Barrow SGB s.rl. En plus de sa vaste expérience au service d’organismes à but non lucratif et à but lucratif très variés, Jay fournit aussi des services aux municipalités et aux distributeurs d’hydroélectricité réglementés en matière de comptabilité et d’assurance.