Accroître sa clientèle sans faire du réseautage ? Essayez les DDP  !

La prospection est nécessaire à l’établissement d’une clientèle dans le monde des avocats. Mais faire du réseautage ou des causeries n’est pas pour plaire à tout le monde. Si l’idée de vous rendre à une séance de réseautage vous met mal à l’aise, ne mettez pas encore une croix sur vos chances d’acquérir de nouveaux clients, car vous pourrez toujours compter sur les demandes de propositions (les DPP). C’est d’ailleurs l’une des raisons — et elles sont nombreuses — pour lesquelles ces documents sont si cruciaux au domaine de la prospection.

Les gens ont souvent tendance à n’engager un avocat que pour une affaire, laissant peu de chances à ce dernier de les garder. Mais les DDP vous aideront non seulement à trouver de nouveaux clients, mais déboucheront aussi sur des contrats pouvant durer des années.

Voici ce que vous devez savoir sur le rôle des DDP dans l’accroissement de la clientèle :

Qu’est-ce qu’une demande de proposition ?

Les demandes de proposition (DDP) sont des appels d’offres et sont diffusées dans le but de solliciter l’aide d’avocats qualifiés. Le document a notamment pour mission de décrire les besoins du projet à mener à bien et de demander des solutions à son sujet. Les DDP sont généralement utilisés par les entités gouvernementales, même si beaucoup d’entreprises privées et d’organismes à but non lucratif les utilisent aussi pour trouver des services juridiques. Si la DDP est clairement rédigée, elle permettra à l’entité émettrice de trouver des fournisseurs de qualité en dehors de son cercle habituel aussi.

Nombre d’institutions enclenchent des procédures de DDP dans le but de trouver le fournisseur le mieux adapté à leurs besoins. Ces documents sont aussi un bon moyen de démontrer l’attachement d’une institution aux notions d’imputabilité et de bonne gouvernance, car ils promeuvent l’équité et la transparence. Ils offrent aussi aux agences et aux entreprises une belle occasion d’« interroger » un large éventail de prestataires de services dans un délai efficace et court.

Que doivent faire les cabinets d’avocats pour trouver des DDP ou être invités à y répondre ?

Les demandes de proposition sont l’un des meilleurs moyens d’accroître sa clientèle lorsqu’on travaille avec des agences gouvernementales et des municipalités. Vous trouverez des renseignements sur ces occasions d’affaires sur des répertoires Web comme Bidnet.com, qui rassemble les DDP envoyés par le gouvernement fédéral, les gouvernements des États et les autorités locales à travers les États-Unis. Pour trouver des DDP envoyées par les entreprises privées et les organismes à but non lucratif, vous devrez par contre — c’est même indispensable — nouer des relations dans le secteur, voire engager un tiers (un service grand public) de confiance.

Les DDP peuvent s’avérer un excellent moyen de mettre en valeur des domaines de pratique. Si votre cabinet est par exemple en train de représenter une certaine société dans une affaire relevant du droit des entreprises, vous pouvez faire ressortir à ce client que vous proposez aussi des services juridiques (robustes) dans le domaine de la protection des données et demander à être inclus dans des DDP éventuellement lancés dans ce domaine par le client.

Pour trouver des DDP émis dans le secteur des organismes à but non lucratif, vous devrez, d’un autre côté, adopter une approche hybride — entre celles notamment requises pour le secteur gouvernemental et celui des entreprises. Des relations existantes avec des entités de cette nature peuvent aussi augmenter les chances d’entendre parler de ces occasions. Ces DDP sont, de surcroît, affichés sur les sites Web de nombreuses associations nationales et étatiques comme l’American Institute of Architects et le Philanthropy News Digest.

Quelles sont les étapes d’une procédure de DDP ?

Après la publication de la DDP par l’entité, les fournisseurs devront soumettre leurs propositions dans les délais établis. Les gestionnaires de DDP accordent souvent peu de temps aux candidats pour demander des éclaircissements, alors si vous avez des questions à poser, faites-le immédiatement. Les entités émettrices pourraient aussi ajouter des éléments à la DDP durant la période de soumission ; il est donc très important de jeter fréquemment un coup d’œil à la publication pour vérifier si des mises à jour ont été faites.

Vous devrez soumettre votre proposition (une fois celle-ci rédigée) dans le format prescrit par le client potentiel et envoyer le nombre exact d’exemplaires. Nombre d’entités acceptent aujourd’hui que les propositions soient envoyées par voie électronique, même si les versions imprimées et joliment reliées étaient la norme à une certaine époque.

Le processus d’évaluation vient ensuite. Ce processus est décrit dans la DDP et est le plus souvent effectué au moyen de critères de notation et d’un système de pointage. La plupart des entités émettrices indiqueront la durée de l’examen ainsi que le date où le bénéficiaire du contrat sera choisi.

Quels renseignements sont généralement demandés dans une DDP ?

Même si tout dépendra de la nature du projet et des besoins de l’entité, il n’est pas rare de trouver ces éléments clés dans une DDP :

• Les antécédents et l’expérience globale du cabinet d’avocats proposant ses services ;
• La taille, la structure et les domaines de pratique du cabinet ;
• Les programmes de diversité, d’équité et d’inclusion proposés dans le cabinet ;
• Des détails sur les travaux effectués (par le cabinet) pour des entreprises semblables à l’entité ;
• Des recommandations de la part d’anciens clients (pour des projets similaires) ;
• L’avocat principal chargé de la gestion de la proposition et du projet par la suite ;
• Les qualifications de tous les avocats qui seront liés au projet ;
• La liste des honoraires et des taux horaires et
• Le biographie de chacun des avocats cités dans la proposition.

Quelques conseils pour vous aider à soumettre une proposition exemplaire

Certains avocats voudront probablement faire preuve de créativité, mais il est préférable de se faire une idée précise de l’entité émettrice avant de s’investir dans la présentation. N’oubliez pas que l’exercice a pour but d’aider efficacement l’entreprise ou l’organisme à analyser un large éventail de prestataires de services. Vous aurez ainsi les meilleures chances de réussir si vous répondez de manière détaillée à chacune des questions posées.

Voici quelques autres conseils pour vous aider à bien répondre à une demande de proposition :

• Examinez la DDP à plusieurs reprises. Faites une liste des services demandés par le client et prenez note d’informations clés comme les échéances accordées et l’adresse de courriel du responsable de la DDP. La consignation de ces renseignements dans un document séparé vous épargnera l’effort de passer à chaque fois la DDP (qui est long) en revue pour les retrouver.
• Vérifiez l’orthographe. Vérifiez l’orthographe. Vérifiez l’orthographe ! Et ne vous fiez pas uniquement au correcteur orthographique de Word ; demandez à autant de personnes que possible de jeter un coup d’œil au document. Ne vous contentez pas non plus de faire réviser l’orthographe et la grammaire par l’auteur —  demandez à deux de vos avocats de passer en revue la version finale.
• Suivez les instructions du client potentiel à la lettre. Ne laissez pas une question de format ou de police de caractère vous priver de cette occasion d’affaires. J’ai peut-être l’air pointilleux, mais le risque est réel. Assurez-vous donc de respecter toutes les exigences (y compris pour le décompte des mots, le cas échéant) et fournissez toutes les pièces jointes requises.
• Engagez un service spécialisé pour la rédaction de la proposition. Les DDP demandent souvent beaucoup de temps et d’efforts, en particulier celles provenant du gouvernement. Confier la rédaction de l’ébauche initiale et la gestion du processus à une agence de marketing ou de développement des affaires peut aussi s’avérer plus rentable (autrement, vous ferez perdre un nombre considérable d’heures facturables à vos avocats). Cela rendra aussi la proposition plus compréhensible, car les gens qui l’examineront ne sont très vraisemblablement pas des avocats (la faire rédiger et examiner par un professionnel issu d’un autre secteur ne la rendra que plus claire à ceux-ci).

Les DDP sont une source considérable d’occasions d’affaires. Si votre entreprise n’a pas encore essayé cette facette de la prospection, c’est le moment idéal pour commencer !