Comment améliorer la culture financière des membres d’un conseil d’administration

La compréhension de la situation financière de l’entreprise est non seulement une obligation fiduciaire, mais aussi une nécessité pour les membres du conseil d’administration désireux de s’acquitter efficacement de leur devoir de supervision. Les membres de tels conseils sont cependant nombreux à être pris au dépourvu lorsque des discussions de nature financière sont à l’ordre du jour. Si les intervenants ne disposent pas d’une bonne compréhension des choses, ils ne seront probablement jamais en mesure de poser des questions pertinentes et risquent en conséquence, d’occasionner des risques financiers pour leur entreprise. Les responsables de la direction et du conseil d’administration doivent donc travailler de concert pour s’assurer que tous les membres du conseil possèdent une compréhension de base des mécanismes comptables et des systèmes de mesure utilisés par la société ainsi que de l’importance de tels outils pour l’entreprise.

Les conseils d’administration ont chacun leur propre caractère et il n’existe pas de remède miracle. Certaines mesures peuvent cependant être adoptées pour s’assurer que tout le monde possède une culture financière adéquate. Tout est question de clarté. Dans cet esprit, voici quelques outils pouvant servir à améliorer la culture financière des membres de votre conseil d’administration.

1. Fournissez un guide de référence

Que l’on ait affaire à une industrie ou à une entreprise, chacun a son propre langage lorsqu’il s’agit de rédiger des programmes et des rapports financiers. Vous pouvez cependant éliminer le recours aux devinettes et accroître la qualité des discussions si le jargon employé par votre société est expliqué dans un format pratique. Un guide de référence facile d’emploi est, par exemple, un excellent moyen de communiquer ou d’expliquer des termes clés, des acronymes et des ratios.

2. Situez les chiffres dans leur contexte

Le simple fait de fournir des états financiers ne suffit plus – il faut aussi les interpréter. L’analyse doit inclure des ratios et des tendances permettant de comparer :

1. les données financières actuelles aux chiffres précédents 
2. les résultats mensuels et annuels au budget 
3. les prévisions continues (au regard de dépenses futures).

Les indicateurs clés de performance peuvent servir de boussole au conseil et l’aider à déterminer si l’entreprise est sur la bonne voie en ce qui concerne les buts et les objectifs financiers fixés. Le conseil doit déterminer le genre d’informations dont elle aura besoin sur une base régulière et la direction doit en contrepartie lui fournir les outils nécessaires pour comprendre ces informations.

3. Utilisez des images

Ne dit-on pas qu’une image vaut mille mots ? Des études ont démontré que l’on arrive à retenir 10 % (seulement) des choses que l’on entend et jusqu’à 50 % des choses que l’on voit. Par conséquent, il peut s’avérer fort utile d’utiliser des graphiques, des diagrammes et d’autres outils visuels pour faire ressortir des informations et des changements clés. Plutôt que de proposer une lecture pure et simple des changements survenus au niveau des revenus/dépenses et de l’état du budget, vous pouvez présenter plus facilement ces renseignements dans un graphique ou un diagramme. Le simple ajout d’un feu d’arrêt ou de flèches à une analyse des tendances vous permettra de faire ressortir plus clairement la conformité (vert)/non-conformité relative (jaune)/non-conformité absolue (rouge) de ces tendances aux prévisions.

4. Utilisez un tableau de bord

Les tableaux de bord peuvent faire toute la différence, car ils permettent de résumer et de présenter des chiffres clés et des indicateurs de performance sur une seule page.

5. Formez et enseignez

Incluez les notions de base nécessaires à la lecture d’états financiers et de rapports ainsi que votre guide de référence dans le programme d’orientation des nouveaux membres (les membres actuels pourraient également avoir besoin de mises à jour) Passez en revue vos indicateurs clés de performance et autres outils de mesure afin de déterminer leur importance (pour l’entreprise) sur une base annuelle. Vous devriez également faire appel à vos vérificateurs/conseillers externes pour passer en revue vos pratiques exemplaires en matière de production de rapports pour le conseil d’administration — et songez à utiliser leurs services dans vos séances de formation.

Denise Jones, FCPA et FCA occupe le poste d’associé à Collins Barrow Durham s.r. l depuis 2003. Denise a pour tâche de superviser tous les travaux d’audit entrepris par CB Durham et s’occupe aussi, en tant qu’associée, de la supervision des normes professionnelles du cabinet.