Cinq conseils pour améliorer la précision de la documentation soumise en vertu de la TPS

Si votre entreprise est inscrite à la TPS, vous pouvez réclamer des crédits de taxe sur les intrants sous certaines conditions. Vous pouvez, d’une part, récupérer la TPS que vous avez payée pour des achats et dépenses liées à vos activités commerciales. Si une société mère ou sœur a effectué un paiement lié à ces activités en votre nom, vous devriez pouvoir réclamer un crédit sur les intrants, aussi longtemps que votre nom figure sur la transaction. Si cette dernière est associée au nom d’une autre personne, l’ARC n’aura aucun moyen de savoir avec certitude qu’elle vous appartient (il y a aussi le risque que les crédits auxquels la transaction est admissible soient réclamés par plus d’une entité). Dans cet esprit, voici cinq mesures que vous pourriez adopter pour éviter de soumettre des informations inexactes pour la TPS.

1. Séparez la facturation

Si la transaction sera payée en votre nom par votre société mère/une société sœur, cette dernière devra vous soumettre une facture séparée (dans ce genre de scénario, la société réclamera la TPS pour la transaction d’origine et vous soumettra une facture séparée [et libellée à votre nom] pour le même montant). Et si vous remarquez que certaines de vos dépenses passées n’étaient pas associées au bon nom, vous devrez faire réémettre les factures concernées. Dans de nombreux cas, vous n’aurez qu’à expliquer à l’entreprise-sœur que vous avez réclamé un crédit sur les intrants et fait la demande d’une nouvelle facture. La transaction sera considérée comme fictive (dénuée de retombées fiscales) par la société dont le nom figurait sur la première facture. L’autre société aura, quant à elle, la documentation dont elle a besoin pour réclamer un crédit de taxe sur les intrants.

2. Utilisez le bon nom

Les entreprises doivent s’assurer d’éviter les erreurs couramment commises dans les documents de soutien associés aux transactions, par exemple, l’emploi du mauvais nom ou d’un nom mal orthographié. Si votre nom (ou le nom de votre entreprise) n’est pas cité de la bonne manière sur la facture, vous devrez faire la demande d’une nouvelle facture (une notamment affublée du bon nom). Autre erreur courante : la personne qui a émis la facture n’est pas inscrite à la TPS. Dans ce genre de cas, la demande de crédit sur les intrants faite par la personne ayant payé la TPS sera jugée irrecevable. C’est quelque chose qui prend toujours les gens par surprise. Il n’en demeure pas moins que vous ne pourrez réclamer de crédit sur les intrants pour la TPS payée sur une facture que si l’émetteur de la facture est un inscrit véritable.

3. Faites attention aux pénalités

Si votre demande de crédits sur les intrants contenait une erreur, cette dernière peut occasionner le rejet de la demande et vous priver d’un remboursement. En plus de devoir payer l’amende infligée pour les demandes de remboursement jugées non légitimes (une somme pouvant aller jusqu’à 200 $), vous risquez aussi des poursuites (intérêts et pénalités compris) pour tout remboursement jugé injustifié. Mais si la transaction était fictive, l’ARC conclura qu’elle n’est pas le fruit d’une négligence et limitera vraisemblablement la pénalité à 4 %. Et si c’est votre première erreur, ils pourraient même vous accorder le bénéfice du doute. Les pénalités sont en général moins sévères si l’erreur n’est pas intentionnelle, mais rien n’empêche L’ARC de revenir trois ans plus tard pour effectuer un audit. Vous risquez aussi des pénalités importantes si les erreurs n’ont fait que s’accumuler. Il convient de plus de souligner que tous les intérêts et pénalités infligés en vertu de l’impôt sur le revenu ou de la TVH ne sont pas déductibles, ce qui ne rend que plus lourd le fardeau fiscal du contribuable.

4. Faites une divulgation volontaire

Si vous découvrez votre erreur avant l’ARC et faites une divulgation volontaire, votre pénalité pourrait être considérablement réduite. Les allègements accordés sous le programme de divulgation volontaire peuvent aller jusqu’à 100 % pour les pénalités et intérêts infligés. Et il en va de même pour les transactions fictives. Vous serez traité dans le programme général si votre infraction est due au non-respect des exigences ou à des erreurs non liées nécessairement à des transactions fictives. Si la faute est jugée compréhensible et involontaire, l’allégement est généralement de 100 % pour la pénalité et peut aller jusqu’à 50 % pour les intérêts. Les entreprises traitées dans cette catégorie (le programme limité) sont plus grandes et ont droit à des allégements moins conséquents. Certes, l’ARC pourrait différer les poursuites criminelles projetées et choisir de ne pas appliquer de pénalité pour négligence grave, mais elle refusera tout allègement pour les intérêts, car de ces entités sont généralement mieux informées et ont peu de raisons de ne pas respecter les exigences.

5. Faites très attention à la « paperasse »

Les gens croient à tort que la documentation à soumettre pour la TPS n’est pas si importante, étant donné que le gouvernement a déjà perçu les impôts dus. Ils ne voient pas non plus pourquoi ils seraient en danger, car leurs chiffres étaient dénués de toute malhonnêteté. Ces dispositions n’ont cependant pas été rédigées pour sanctionner la non-soumission d’impôts — elles ont pour but de pénaliser l’envoi de documents de soutien inexacts. La meilleure façon d’éviter des erreurs coûteuses est de faire preuve de diligence lors de l’inspection de vos documents. Vous risquez autrement de payer des pénalités conséquentes pour des choses aussi banales qu’un nom inexact figurant sur un morceau de papier.