Pour toute personne effectuant une transition vers le travail indépendant, la décision de constituer ou non son entreprise en société est d’une grande importance. D’un point de vue fiscal, vous devriez généralement songer à vous constituer en société si vous comptez chaque année réinvestir dans votre entreprise des sommes importantes qui n’auront pas besoin d’être retirées pour un usage personnel. Les fonds laissés dans les sociétés d’affaires sont assujettis à des taux d’imposition plus bas. Même si certains se contentent de déterminer le niveau de revenu pouvant justifier la constitution en société de leurs entreprises, les arguments en faveur ou en défaveur de l’incorporation sont suffisamment pertinents pour ne pas être ignorés, que votre revenu net soit de l’ordre de 75 000 $ ou de 200 000 $. Certains croient même qu’il y a un nombre magique à atteindre, alors que ce n’est vraiment pas le cas. La décision est de nature personnelle et a des retombées différentes dans chaque entreprise.
Les personnes qui ont l’intention de s’incorporer devraient également songer aux avantages offerts par le concept de responsabilité limitée. L’entreprise devient une entité séparée et distincte de son propriétaire dès qu’elle est constituée en société, ce qui réduit les risques de perte personnelle lors d’éventuelles réclamations effectuées contre elles. Vous devriez également songer à vous constituer en société si les avantages offerts par la responsabilité limitée et les taux d’imposition des sociétés moins élevés offerts à ce genre d’entreprise sont supérieurs aux désavantages créés par les frais d’incorporation et de maintien.
Lorsque vous démarrez une entreprise, vous devez décider si celle-ci opérera en tant qu’entreprise individuelle, que société en nom collectif ou que société d’affaires. Si vous choisissez d’opérer en tant qu’entreprise individuelle ou en tant que société en nom collectif, vos revenus d’entreprise devront être déclarés dans votre déclaration de revenus personnelle. La société d’affaires a, quant à elle, un statut juridique distinct et doit déclarer ses revenus séparément.
Une fois que vous aurez déterminé la manière dont votre entreprise sera structurée, vous aurez probablement l’impression que le gros du travail est terminé, alors que ce n’est pas le cas. Vous devrez respecter toutes les étapes nécessaires à une transition réussie si vous avez dans l’idée de créer une entreprise prospère.
1. Conservez vos documents de manière organisée
Lorsque vous commencez les procédures d’incorporation, songez sérieusement à conserver vos documents de manière organisée. Certaines entreprises choisissent d’utiliser des moyens peu avancés (boîtes à chaussures, enveloppes ou feuilles de calcul électroniques, etc.), mais ces moyens sont incapables de donner un aperçu de l’évolution de l’entreprise au cours de l’année. Il est préférable d’utiliser des livres comptables informatisés (ou des technologies similaires), car ceux-ci permettent de générer des comptes de profits et pertes à n’importe quel moment. Certaines personnes sont cependant réticentes à utiliser des solutions aussi modernes, car elles sont convaincues que leurs connaissances en compatibilité sont insuffisantes. Pourtant, les logiciels de comptabilité comme QuickBooks sont relativement simples à utiliser et pas si différents des systèmes à base de papier communément utilisés dans la gestion des factures.
2. Automatisez votre comptabilité
L’automatisation de votre comptabilité vous permettra également d’automatiser la tenue de vos livres. Grâce à cela, vous n’aurez dorénavant qu’à prendre des photos de vos reçus et à les télécharger sur votre logiciel de comptabilité. Après le processus d’identification, le logiciel se chargera lui-même d’enregistrer les chiffres déclarés dans les comptes concernés. Ce système vous permettra ainsi de retrouver des documents et des informations que vous auriez probablement eu des difficultés à retracer rapidement dans un système traditionnel à base de papier. Au lieu de vous fatiguer à rapprocher manuellement vos transactions bancaires mensuelles, vous pouvez simplement télécharger une liste à partir de votre logiciel de comptabilité. Vous n’aurez qu’à vous assurer que le logiciel a alloué le bon chiffre au bon reçu. De plus, vos registres comptables seront conservés dans le nuage, ce qui vous permettra d’accéder à vos informations à partir de votre téléphone ou de votre tablette et de n’importe où. Ce système vous permettra aussi de collaborer plus efficacement avec votre comptable, car vous pourrez accéder simultanément aux mêmes registres comptables.
3. N’oubliez pas les déductions auxquelles vous avez droit
Les gens oublient parfois de tenir compte de l’utilisation commerciale de leurs habitations ou de leurs automobiles lorsqu’ils essayent de déterminer lesquelles de leurs dépenses d’entreprise sont déductibles. Les dépenses liées à l’exploitation d’une entreprise et à la production de revenus commerciaux sont toutes déductibles à condition d’être raisonnables et de n’avoir pas été expressément interdites ou soumises à des restrictions par l’ARC. Les petites entreprises transforment parfois leurs passe-temps en sources de revenu. Les dépenses liées à ces passe-temps ne sont pas déductibles avant leur inclusion, mais le deviennent dès que ceux-ci sont utilisés pour générer des revenus pour l’entreprise. Cependant, les dépenses déductibles peuvent elles aussi être sujettes à des restrictions. Il est donc important que vous preniez soigneusement note des dépenses pertinentes et sachiez clairement faire la différence entre les usages commerciaux et personnels.
4. Inscrivez-vous
Lors de la création d’une entreprise, il est souvent nécessaire de s’inscrire à plusieurs nouveaux comptes, y compris à un compte de TVH. Le seul vrai défi de cette démarche pour l’entreprise est la paperasse additionnelle. Heureusement, un logiciel de comptabilité peut rendre les choses beaucoup plus faciles.
Les propriétaires d’entreprises nouvellement incorporées se sentent souvent dépassés par le fait de devoir également s’inscrire à un compte de retenues sur la paye. Vous êtes requis de verser des retenues à la source au gouvernement dès que vous commencez à verser un salaire à quelqu’un ou à vous-même. Vous avez aussi de nouvelles obligations en ce qui concerne le T4 et l’indemnisation des accidents de travail, autant de domaines où un logiciel de comptabilité peut s’avérer extrêmement utile. Vous pouvez notamment imprimer vos déclarations et vos feuillets de T4 directement (et de manière fréquente) à partir de celui-ci, à condition d’avoir recueilli les renseignements qu’il faut.
5. N’oubliez pas votre déclaration de revenus personnelle
Les gens qui sont sous la tutelle d’un employeur sont habitués à avoir peu de contrôle sur le contenu de leurs déclarations de revenus personnelles — ils reçoivent un feuillet de T4 et c’est tout. Les travailleurs autonomes ont, quant à eux, un peu plus de contrôle. Si vous êtes un travailleur autonome, vous devez déclarer vos revenus et vos dépenses d’entreprise dans votre déclaration de revenus personnelle. Mais si vous êtes constitué en société, vous pouvez vous verser un salaire ou un dividende, ce qui vous donne la possibilité de laisser de l’argent dans la société et de ne pas tout retirer pour votre usage personnel. Votre revenu personnel a ainsi des chances d’être inférieur à celui que vous touchiez en tant qu’employé, ce qui vous fera tomber dans une tranche d’imposition inférieure (pour l’impôt des particuliers) et vous permettra de réclamer des déductions auxquelles vous n’aviez pas droit précédemment.
6. Consultez un expert
La principale chose à retenir lors de l’incorporation d’une entreprise est l’importance de consulter un expert. Les gens se lancent parfois dans les affaires sans d’abord consulter leur comptable, ce qui peut les empêcher d’en savoir plus sur la manière de structurer une entreprise. Vous pouvez envisager de partager vos revenus avec un conjoint ou même un enfant, car cela peut s’avérer plus avantageux. Quoi qu’il en soit, les choses seront en tout temps plus facile si vous suivez dès le départ les étapes susmentionnées.