January 2022

At Baker Tilly Ottawa / Gatineau, we are doing out best to keep clients, visitors and employees healthy and safe in the workplace while also minimizing the distruptions to our day to day operations as we continue to deal with the ongoing COVID-19 pandemic.

Given these circumstances, we wanted to share with you the key aspects  Baker Tilly Ottawa LLP’s / Baker Tilly Gatineau’s COVID-19 health and safety measures.

Visitors to our Offices

• Suspension of In-Person Meetings – we have asked all clients and employees to conduct meetings virtually. Visits to our offices should be brief and reserved for drop-off or pick up of important documents.
• Vaccination Requirement – visitors to our offices must be fully vaccinated (currently defined as two doses of a Health Canada approved vaccine) and must be prepared to show proof of vaccination. If you require accommodation from this policy, please inform your Baker Tilly contact person prior to coming to our offices.
• Screening Requirement – visitors to our offices must complete and pass a COVID screening questionnaire prior to coming to our offices. Currently we are relying on Ontario’s screening tool which can be found here: https://covid-19.ontario.ca/self-assessment/
• Masking Requirement – visitors to our offices must wear a face mask (worn properly) at all times.
• Common Sense Approach – we urge all individuals to stay home if they are not feeling well.  We will work with you to schedule a phone call or video conference call to ensure we meet your needs.

Within our Offices and our Building

• All of our employees are subject to the same visitor requirements as outlined above.
• Working from Home - we have asked all employees to work from home where their role permits.
• Reduced Capacity - we have limited in-office capacity from our normal capacity.
• Virtual Meetings – we are holding the majority of internal meetings using video conferences and/or telephone calls.
• Enhanced Cleaning Practices - we have increased cleaning and disinfecting of frequently touched hard surfaces and common areas.
• Promoting Good Hygiene – we have added hand sanitizing dispensing stations throughout common areas and we are encouraging frequent and proper hand washing for team members and visitors.

Additional Preventative Actions

• Electronic Delivery of Documents - we are encouraging electronic delivery of all packages to and from our clients using our secure file sharing system or other preferred file sharing technology.
• Courier Services – where electronic delivery of documents is not possible or practical, we are encouraging the use of couriers (local and long-distance) to allow physical documents to be delivered.

Provincial governments have designated our industry as an essential service, and we will do everything in our control to keep our offices open, while also adapting to the challenges imposed through various public health and safety measures.  We sincerely appreciate your patience as we work to ensure that we maintain our high level of service to you, while also maintaining strict health and safety measures to keep us all safe.

Please don’t hesitate to reach out to your Baker Tilly Ottawa / Gatineau advisor if you have any questions.

Chez Baker Tilly Ottawa / Gatineau, nous faisons de notre mieux pour garder les clients, les visiteurs et les employés en bonne santé et en sécurité sur le lieu de travail tout en minimisant les perturbations de nos opérations quotidiennes alors que nous continuons à faire face à la pandémie de COVID-19.

Compte tenu de ces circonstances, nous voulions partager avec vous les aspects clés des mesures de santé et de sécurité COVID-19 de Baker Tilly Ottawa LLP / Baker Tilly Gatineau.

Visiteurs de nos bureaux

• Suspension des réunions en personne – nous avons demandé à tous les clients et employés d'organiser des réunions virtuellement. Les visites à nos bureaux doivent être brèves et réservées au dépôt ou au retrait de documents importants.
• Exigence de vaccination – les visiteurs de nos bureaux doivent être entièrement vaccinés (actuellement définis comme deux doses d'un vaccin approuvé par Santé Canada) et doivent être prêts à présenter une preuve de vaccination. Si vous avez besoin d'une adaptation de cette politique, veuillez en informer votre personne contact chez Baker Tilly avant de venir à nos bureaux.
• Exigence de dépistage – les visiteurs de nos bureaux doivent remplir et obtenir un résultat favorable à un questionnaire de dépistage COVID avant de se rendre dans nos bureaux. Actuellement, nous nous appuyons sur l'outil de dépistage de l'Ontario qui se trouve ici : https://covid-19.ontario.ca/autoevaluation/
• Exigence de masque – les visiteurs de nos bureaux doivent porter un masque facial (porté correctement) en tout temps.
• Approche de bon sens – nous demandons à tous les individus de rester à la maison s’ils ne se sentent pas bien. Nous travaillerons avec vous pour planifier un appel téléphonique ou une vidéoconférence afin de nous assurer que nous répondons à vos besoins.

Au sein de nos bureaux et de notre immeuble

• Tous nos employés sont soumis aux mêmes exigences relatives aux visiteurs que celles décrites ci-dessus.
• Travail à domicile – nous avons demandé à tous les employés de travailler à domicile là où leur rôle le permet.
• Capacité réduite – nous avons une capacité au bureau limitée de notre capacité normale.
• Réunions virtuelles – nous organisons la majorité des réunions internes par vidéoconférence et/ou appels téléphoniques.
• Pratiques de nettoyage accrue – nous avons augmenté le nettoyage et la désinfection des surfaces dures fréquemment touchées et des espaces communs.
• Promotion d'une bonne hygiène – nous avons ajouté des distributeurs de désinfectant pour les mains dans les espaces communs et nous encourageons les membres de l'équipe et les visiteurs à se laver les mains fréquemment et correctement.

Actions préventives supplémentaires

• Livraison électronique des documents – nous encourageons la livraison électronique de tous les paquets à destination et en provenance de nos clients en utilisant notre système de partage de fichiers sécurisé ou toute autre technologie de partage de fichiers préférée.
• Services de messagerie – lorsque la livraison électronique de documents n'est pas possible ou pratique, nous encourageons l'utilisation de services de messagerie (locaux et longue distance) pour permettre la livraison de documents physiques.

Les gouvernements provinciaux ont désigné notre industrie comme un service essentiel, et nous ferons tout ce qui est en notre pouvoir pour garder nos bureaux ouverts, tout en nous adaptant aux défis imposés par les diverses mesures de santé et de sécurité publiques.  Nous vous remercions sincèrement de votre patience alors que nous nous efforçons de maintenir le haut niveau de service que nous vous offrons, tout en appliquant des mesures de santé et de sécurité strictes pour assurer notre sécurité à tous.

N'hésitez pas à contacter votre conseiller Baker Tilly Ottawa / Gatineau si vous avez des questions.