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Baker Tilly Ottawa’s / Gatineau Update on COVID-19 Mitigation Measures

On Wednesday March 11th, 2020, the World Health Organization declared COVID-19 (the novel coronavirus) a pandemic.  There are numerous public health measures that have been recommended.  We understand the emotional and financial toll this will have on our clients in Canada and on people around the world.

Given these circumstances, we wanted to share with you what Baker Tilly Ottawa LLP’s / Baker Tilly Gatineau’s action plan in response to this on-going situation.

Within our Offices and our Building

  • Enhancing Cleaning Practices – increased cleaning and disinfecting of frequently touched hard surfaces and common areas
  • Promoting Good Hygiene
    • We have had additional hand sanitizing dispensing stations installed in building lobbies and other public areas, and regular inspection to ensure our stations are fully stocked.
    • We are encouraging frequent and proper hand washing for team members and visitors
  • Implementing a Travel Directive for Baker Tilly Employees – All non-essential business travel has been put on hold.  Employees who have recently traveled or have plans to travel to affected areas or have immediate family members of their household who have recently visited these affected places are being asked to observe a precautionary 14-day self-quarantine.
  • Greetings - Discouraging social touching / handshaking when greeting.
  • Etiquette - Encouraging coughing and sneezing etiquette, by doing so into a sleeve or folded arm
  • Signage - Posting signage outside of our offices requesting that anyone who is ill to refrain from entering our office.
  • Office team – Requiring staff who are feeling unwell to stay home
  • Social distancing – Requiring clients who are feeling unwell to stay home and reschedule meetings or meet by phone.  Encouraging people to avoid close contact with people that are unwell.

 
Preventative Actions Being Implemented

At the encouragement of public health officials, and following recommended infection control measures, the practice of good hygiene is the most effective way to protect yourself.  However as the risk of transmission increases, we will be encouraging our people to practice Social Distancing as a way to minimize COVID-19 transmission in the community.  This means minimizing close contact with others during the peak of the outbreak.  In order to take actions to reduce the spread of infection within the office, we have made the following recommendations to our employees:

  • Encouraging electronic delivery of all packages to and from our clients using our secure file sharing system or other preferred file sharing technology
  • Reducing face to face meetings with clients
  • Limiting internal staff meetings and gatherings
  • Eliminating external events
  • Moving field audits in-house or possibly re-scheduling the work
  • Facilitating working from home as necessary

At the present time our office is open.  We will inform you of any changes to the delivery of our services as mandated or otherwise recommended by public health officials.
 
Get reliable information.

We encourage individuals, businesses and organizations to stay informed by reviewing the following websites for more information:

World Health Organization (WHO): Advice for Public - Basic Protective Measures (myth busters, hand washing and hygiene, etc.)
Centre for Disease Control   
Government of Canada – Public Health Agency of Canada: Coronavirus (COVID-19) Update
Government of Canada – Public Health Agency of Canada: Coronavirus (COVID-19) Travel Advice
Public Health Ontario:
Ottawa Public Health: https://www.ottawapublichealth.ca/en/public-health-topics/novel-coronavirus.aspx

 
At Baker Tilly Ottawa / Gatineau, we are doing our best to keep clients, visitors and employees healthy and safe in the workplace while also minimizing the disruptions to our day to day operations.

Please don’t hesitate to reach out to your Baker Tilly Ottawa / Gatineau advisor if you have any questions.

Mercredi le 11 mars 2020, l'Organisation mondiale de la santé a déclaré le COVID-19 (le nouveau coronavirus) une pandémie. De nombreuses mesures de santé publique ont été recommandées. Nous comprenons les conséquences émotives et financières que cela aura sur nos clients au Canada et sur les gens du monde entier.

Dans ces circonstances, nous voulions partager avec vous le plan d’action de Baker Tilly Ottawa LLP  / Baker Tilly Gatineau pour faire face à cette situation en cours.

Dans nos bureaux et notre immeuble

  • Nettoyage amélioré - nettoyage et désinfection accrus des surfaces dures et des parties communes fréquemment touchées
  • Promouvoir une bonne hygiène
    •  Nous avons fait installer des postes de distribution de désinfectants pour les mains supplémentaires dans les halls des bâtiments et autres lieux publics, et une inspection régulière pour nous assurer que nos postes sont bien approvisionnés.
    • Nous encourageons le lavage des mains fréquent et approprié pour les membres de l'équipe et les visiteurs
  • Directive sur les voyages des employés de Baker Tilly - Tous les voyages d'affaires non essentiels ont été suspendus. Les employés qui ont récemment voyagé ou envisagent de se rendre dans les zones touchées ou dont des membres de la famille immédiate de leur ménage ont récemment visité ces endroits touchés sont invités à observer une mesure de précaution d'auto-quarantaine de 14 jours.
  • Salutations - Décourager les contacts sociaux / la prise de contact lors de la salutation.
  • Étiquette - Encourager l'étiquette de la toux et des éternuements en le faisant dans une manche ou un bras plié
  • Signalisation - Affichage d'une signalisation à l'extérieur de nos bureaux demandant à toute personne malade de s'abstenir d'entrer dans nos bureaux.
  • Équipe de bureau - Exiger au personnel qui se sent mal à rester à la maison
  • Distance sociale - Exiger que les clients qui ne se sentent pas bien restent à la maison et reportent les réunions ou se rencontrent par téléphone. Encourager les gens à éviter tout contact étroit avec des personnes malades.


Actions préventives mises en œuvre

À l'encouragement des responsables de la santé publique et en tant que mesures recommandées de contrôle des infections, la pratique d'une bonne hygiène est le moyen le plus efficace de vous protéger, mais à mesure que le risque de transmission augmentera, nous encouragerons nos employés à pratiquer la distance sociale comme un moyen pour minimiser la transmission du COVID-19 dans la communauté. Cela signifie minimiser les contacts étroits avec les autres pendant le pic de l'épidémie. Afin de prendre des mesures pour réduire la propagation des infections au sein du bureau, nous avons fait les recommandations suivantes à nos employés:

  • Encourager la livraison électronique de tous les colis  en utilisant notre système sécurisé pour relayer électroniquement les informations.
  • Réduction des rencontres face à face
  • Limiter les réunions et les rassemblements du personnel
  • Élimination des événements externes
  • Déplacer les audits à l’interne ou éventuellement les reporter
  • Faciliter le travail à domicile si nécessaire.


À l'heure actuelle, notre bureau est ouvert. Nous vous informerons de tout changement dans la prestation de nos services tel que recommandé par les autorités de la santé.

Obtenez des informations fiables.

Nous encourageons les particuliers, les entreprises et les organisations à rester informés en consultant les sites Web suivants pour plus d’informations :

Organisation mondiale de la santé (OMS) : Conseils au grand public - Mesures de protection essentielles contre le nouveau coronavirus (anti-mythes, lavage des mains et hygiène, etc.)
Centre de contrôle des maladies
Gouvernement du Canada - Agence de la santé publique du Canada : mise à jour sur les coronavirus (COVID-19)
Gouvernement du Canada - Agence de la santé publique du Canada : Coronavirus (COVID-19) Travel Advice
Institut national de santé publique du Québec
Ministère de la Santé et des Services sociaux du Québec
Santé publique Ontario
Santé publique Ottawa


Chez Baker Tilly Ottawa / Gatineau, nous faisons de notre mieux pour maintenir la santé et la sécurité des clients, des visiteurs et des employés au travail tout en minimisant les perturbations de nos activités quotidiennes.

N'hésitez pas à contacter votre conseiller Baker Tilly Ottawa / Gatineau si vous avez des questions.